16.1. Узагальнення результатів внутрішнього аудиту

магниевый скраб beletage

Для внутрішнього аудиту поки що не розроблені форми звітності узагальнення результатів перевірки. Не можна механічно використо­вувати ті форми звітності, які застосовуються у вітчизняній практиці зовнішнього аудиту, ревізії. Звіти внутрішніх аудиторів повинні скла­датися за формою, розробленою безпосередньо в організації. Вони мають включати:

1) перелік виявлених відхилень;

2) перелік обставин, за яких ці відхилення були виявлені;

3)  оцінку виявлених відхилень з точки зору їх впливу на організа­цію;

4) рекомендації по можливому виправленню даних відхилень;

5)  оцінку даних рекомендацій у плані їх можливого впливу на ор­ганізацію;

6)  конструктивні пропозиції (за їх наявності) щодо удосконалення різних аспектів функціонування організації, що мають відношення до зробленої роботи.

Пропозиції по документах, які узагальнюють результати окремих напрямків діяльності служби внутрішнього аудиту, подані у табли­ці 16.1.

Підсумкові документи внутрішнього аудиту, як правило повинні мати 3 частини.

ДОКУМЕНТИ, ЯКІ УЗАГАЛЬНЮЮТЬ РЕЗУЛЬТАТИ ОКРЕМИХ НАПРЯМКІВ ДІЯЛЬНОСТІ СЛУЖБИ ВНУТРІШНЬОГО АУДИТУ

№ п.п

Напрямки діяльності служби внутрішнього аудиту у відповідності до поставлених завдань

Форма звітності

1

Періодичний контроль фінансово-господарсь­кої діяльності головної організації та її під­розділів

Звіт служби внутрішнього ау­диту про перевірку підрозділу

2

Аналіз господарської і фінансової діяльності, оцінка економічних і інвестиційних проектів, економічної безпеки систем бухобліку і внут­рішнього контролю головної організації і її підрозділів

Аналітичні звіти фінансово- господарської діяльності під­розділів і усієї організації в ці­лому, аналітичні довідки і звіт по окремих питаннях

3

Проведення семінарів, підвищення кваліфіка­ції і навчання персоналу, надання допомоги кадровій службі у підборі і тестуванні бухгал­терського персоналу

Звіти служби внутрішнього аудиту

4

Наукова розробка, видання методичних посібни­ків, рекомендацій по бухобліку, оподаткуванню, аналізу та інших напрямків інформаційного об­слуговування підрозділів підприємства

Звіти служби внутрішнього аудиту

5

Консультування з питань фінансового, банків­ського та іншого господарського законодавст­ва, оптимізації оподаткування, реорганізації та ліквідації підприємства

Довідки з посиланням на за­кони і інструкції

6

Комп'ютеризація бухобліку, складання звіт­ності, розрахунків з оподаткування та ін.

Звіти служби внутрішнього аудиту

7

Взаємодія з зовнішніми аудиторами, представни­ками податкових та інших контролюючих органів

Звіти служби внутрішнього аудиту

Вступна частина включає:

Номер звіту;

Назва підрозділу, філії, підприємства, що перевіряється;

Найменування населеного пункту, на території якого здійснюва­лася перевірка;

Дата складання звіту;

Термін проведення перевірки відповідно до загального плану (плану-графіка) проведення внутрішнього аудиту — дати початку і за­кінчення перевірки;

Підстава проведення аудиту та мета (питання) перевірки; об'єк­ти) перевірки;

Період діяльності підприємства (структурного підрозділу), за який проведена перевірка;

1.  Посади, прізвища, імена і по батькові осіб, що проводили і брали участь у перевірці;

2. Посади, прізвища, імена і по батькові керівництва підрозділу, що перевіряється (філії, підприємства);

3.    Інші необхідні відомості.

Аналітична частина звіту містить систематизований виклад та обґрунтування аудиторського підходу до проведення аудиту, встано­влення аудиторського ризику, обґрунтування вибору об'єктів переві­рки. У даній частині документа наводиться підтвердження фактів по­рушень та недоліків у роботі, здійснених посадовими особами та виявлених у ході перевірки, або на те, що порушень не було встанов­лено, розкриття пов'язаних з цими фактами обставин, що мають зна­чення для ухвалення правильного рішення за результатами перевір­ки. Висвітлюються також досягнення підприємства, позитивні ре­зультати діяльності.

За формою подання матеріалу спочатку висвітлюються суттєві за­уваження, що мають змістовний характер для підрозділів та підприєм­ства, а потім розкриваються зауваження за формою.

Підсумкова частина звіту містить загальний висновок аудитора про стан бухгалтерського обліку, внутрішнього контролю і звітності щодо об'єкта перевірки, а також пропозиції щодо усунення виявлених порушень. При складанні звіту внутрішнього аудитора викладаються найбільш суттєві порушення, що значно спотворюють звітність, ро­биться загальний висновок про ступінь достовірності звітності з вказі­вкою порушень, що знижують її достовірність або ставлять під сумнів. Думка внутрішнього аудитора повинна бути підкріплена посиланнями на чинні законодавчі акти з розгорнутою аргументацією причин, що вплинули на висловлення ним такої думки. У документі повинно міс­титись посилання на документи підрозділу з визначенням розміру зби­тків, зловживань та порушень законодавства.

Звіт підписується керівником служби внутрішнього аудиту. Стилі­стика аудиторського звіту має бути близька до наукової, офіційно- ділової, для якої характерні:

—  наявність понять, які використовуються переважно в офіційних документах;

—  логічна його основа і неприпустимість використання образного викладу змісту;

—  послідовність і точність викладу фактів, об'єктивність, чіткість і визначеність формулювань результатів дослідження;

—  нейтральність і цілеспрямованість викладу змісту документів з елементами стандартизації ділової мови.

Додатками до аудиторського висновку можуть бути копії докуме­нтів, каси, вибірки, розрахунки, обґрунтування у вигляді таблиць, схем, графіків, діаграм тощо.

Внутрішні аудитори здійснюють контроль за усуненням «слабких» з сторін та своєчасним проведенням заходів, рекомендованих на підс­таві перевірки. Такий контроль стосується кожної аудиторської пере­вірки, а відповідальність за контроль покладається на голову аудитор­ської групи, який повинен виконувати свої обов'язки, доки не буде представлений доказ, що заходів було вжито, а недоліки було усунуто.

Узагальнення результатів внутрішнього аудиту включає комплекс методичних прийомів групування і систематизації його результатів, необхідних для прийняття рішень щодо усунення виявлених недоліків у діяльності підприємства.

Проведені перевірки групуються і систематизуються у журналі служби внутрішнього аудиту.

При узагальненні результатів складають окремі зведені документи, на­приклад, відомості вибіркової інвентаризації об'єктів обліку, акти ревізії аудиту діяльності підприємства, обстеження місць зберігання цінностей.

Результатом узагальнення також можуть бути розроблені аудито­ром заходи щодо профілактики порушень чинного законодавства та внутрішніх розпоряджень підприємства. Ці заходи дають змогу конт­ролюючому органу краще розібратися у причинах недоліків і прийня­ти обґрунтовані рішення за результатами аудиту.

Однорідні недоліки узагальнюють у таблицях, схемах, графіках, відомостях, машинограмах та інших документах за допомогою таких методичних прийомів (таблиця 16.2).

Таблиця 16.2

МЕТОДИЧНІ ПРИЙОМИ УЗАГАЛЬНЕННЯ НЕДОЛІКІВ ПРИ ПРОВЕДЕННІ ВНУТРІШНЬОГО АУДИТУ

Хронологічне гру­пування недоліків

Групування недоліків послідовно за періодами виникнення їх у фі­нансово-господарській діяльності підприємства, яке контролюють

Систематизоване

групування

недоліків

Це групування виявлених у діяльності підприємства, яке конт­ролюють, недоліків за однорідністю і змістом І попередньо за­фіксованих аудитом у хронологічній послідовності

Хронологічно-

систематизоване

групування

Групування дає змогу узагальнити недоліки, виявлені аудитом

Документування результатів проміжного контролю

Використовується як методичний прийом при оформленні контро­льних процедур у процесі виконання їх на проміжних стадіях, щоб засвідчити стан об'єктів контролю на момент перевірки (ревізія ка­си, вибіркова інвентаризація матеріальних цінностей, хронометра­жні спостереження аудиту, тематичні обстеження аудиту та ін.)

Аналітичне групування недоліків

Складання відомостей, таблиць, узагальнення однорідних недо­ліків, виявлених у процесі аудиту, за допомогою таких методи­чних прийомів, як економічний аналіз, статистичні розрахунки, економіко-математичні методи

Хронологічне гру­пування недоліків

Групування недоліків послідовно за періодами виникнення їх у фі­нансово-господарській діяльності підприємства, яке контролюють

Слідчо-юридичне

обґрунтування

недоліків

Застосовується тоді, коли необхідно обґрунтувати доказами су­му заподіяного збитку або встановити відповідальність посадо­вих осіб підприємства, яке контролюють. При цьому аудитор виконує певні слідчо-юридичні процедури

 

Особисті докази

Джерелом є інформація від працівників підприємства (пояснен­ня посадових осіб і третіх осіб, висновки експертів)

я

3                      а о

4                      *

5                      

я

V S

4                      

5                      а

Речові докази

Письмові і предметні докази. Наприклад, оригінали первинних документів, вилучені за рішенням правоохоронних органів, ви­сновки інвентаризаційних комісій щодо списання нестач та ін­ші, які засвідчують правопорушення

Первинні докази

Одержані від першоджерела (первинні документи, договори про матеріальну відповідальність, комерційні акти та ін.)

2 s

4                      

5                      

m

Похідні докази

Встановлені шляхом повторного групування (облікові регістри, машинограми, складені при узагальненні даних первинних до­кументів)

Систематизоване групування результатів контролю — викла­дення в підсумкових документах внутрішнього аудиту у систематизо­ваному вигляді виявлених недоліків у діяльності підприємства.

Узагальнення і викладення результатів аудиту в підсумкових до­кументах здійснюється аудиторами за даними записів у журналі ауди­тора, групування недоліків, погоджених з керівництвом підприємства.

Результати внутрішнього аудиту подаються в підсумкових докуме­нтах у письмовій формі. Вони повинні бути точними, об'єктивними, чіткими, стислими та конструктивними. Якість таких документів хара­ктеризує якість роботи аудитора.

Підсумкові документи внутрішнього аудиту являють собою:

—  інформацію для керівництва;

—  інформацію для відділу, діяльність якого перевірялася;

—  інформацію для зацікавлених відділів підприємства (наприклад, відділу технічного контролю, служби безпеки або відділу кадрів);

—  інформацію та докази для зовнішніх аудиторів;

—  підставу для прийняття управлінських рішень. Надання рекоме­ндацій і пропозицій — важливий момент.

Якщо невдало донести до керівництва свої рекомендації (пропози­ції), вони не будуть адекватно прийнятті, незважаючи на їх доцільність і необхідність.

Зовнішній аудитор, надаючи рекомендації в інформаційному листі керівництву, не мають причини турбуватися, будуть вони реалізовані чи ні. Зовсім в іншому становищі знаходяться внутрішній аудитор, обіймаючи штатну посаду у своїй організації. Постійно працюючи, внутрішній аудитор буде повертатись до тих самих проблем, якщо во­ни не будуть вирішені, якщо керівництво не прислухається до його пропозицій. Ось чому рекомендації і пропозиції повинні бути обґрун­тованими, надаватись у письмовій формі, зрозумілими, точними, міс­тити лаконічні, логічно правильно побудовані формулювання, які не мали б двоїстого тлумачення. Від цього в значній мірі залежить автори­тет відділу внутрішнього аудиту. У будь-якому разі органи управління повинні надати чітку відповідь на пропозиції внутрішнього аудитора і вказати, які з них будуть реалізовані, а які ні, з поясненням причин.

Іноді внутрішньому аудитору доводиться обговорювати з органами управління свої рекомендації та пропозиції. При цьому часто виника­ють суперечки, які переходять у напруженні дискусії. Вміння довести правильність своєї позиції залежить від професіоналізму і особистих якостей головного внутрішнього аудитора. Але він завжди повинен зберігати свою незалежність, об'єктивність, керуючись кодексом ети­ки внутрішнього аудитора. Письмова інформація внутрішнього ауди­тора заповнюється у двох примірниках, один з яких передається керів­нику і головному бухгалтеру організації для ознайомлення, виявлення можливих заперечень і урегулювання спірних положень. Другий при­мірник використовується для написання звіту внутрішнього аудитора, після чого він передається в архів служби внутрішнього аудиту.

Письмова інформація внутрішнього аудитора підписується всіма аудиторами, які проводили перевірку, і керівником групи.

Перевірка вважається закінченою, коли виявлені порушення усу­нені, а фінансово-господарська діяльність підрозділу, що перевіряєть­ся, забезпечує повний господарський розрахунок і раціональне вико­ристання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів.

Виявлені в ході перевірки недоліки, які не потребують суттєвих змін в діяльності підрозділу, необхідно усунути у ході перевірки. Про їх усу­нення в процесі перевірки здійснюються відповідні записи у звіті.

Якщо при перевірці виявлені серйозні порушення законодавства України і (або) інших нормативно-правових актів, нестачі, розкрадан­ня грошових коштів або матеріальних цінностей, порушення податко­вого законодавства, які вимагають внесення змін у бухгалтерську звіт­ність підприємства та відшкодування втрат (тобто є підстава для усунення від роботи винних посадових осіб і стягнення з них нанесе­ної шкоди), матеріали перевірок передаються в юридичний відділ під­приємства. Останній дає правову оцінку записам в матеріалах перевір­ки і готує позовні документи для передачі до суду з метою вішко- дування матеріальної шкоди.

Юридичному відділу повинні бути передані:

— акт перевірки в оригіналі з доданими до нього засвідченими ко­піями документів, що підтверджують нанесену дійсну шкоду;

— пояснення посадових осіб, на яких покладена відповідальність за нанесену шкоду;

— додаткові дані, які підтверджують правильність записів в мате­ріалах перевірки і обсяг нанесеної шкоди;

— розрахунок матеріальної шкоди, за підписом керівника підпри­ємства і головного бухгалтера;

— трудовий договір (контракт) з посадовими особами, які допус­тили правопорушення, і наказ про прийняття їх на роботу.

Розмір нанесеного матеріальної шкоди визначається за ринковими цінами.

Законодавством встановлені такі правові форми охорони власності від посягань цивільна, адміністративна та кримінальна, за трудовим законодавством.

Особам, винним в заподіянні шкоди, повинно бути запропонова­но відшкодувати її добровільно. У випадку відмови відшкодування здійснюється у судовому порядку шляхом пред'явлення цивільного позову. В заяві, яка направляється до правоохоронних органів, потрі­бно вказати:

— в чому конкретно полягає правопорушення;

— в якій сумі нанесено шкоду;

— обставини, час і місце здійснення правопорушення;

— можливих свідків по справі (П.І.Б., адреса за місцем проживання або роботи).

У підтвердження заподіяної шкоди та її розмірів до заяви повинні додаватися: акти аудиторських перевірок, інвентаризацій, порівняльні або дефектні відомості, накладні, рахунки-фактури, висновки комісії по факту псування матеріальних цінностей, розрахунок бухгалтерії про розмір шкоди, копії договору з матеріально-відповідальною осо­бою, довідку про період роботи, пояснення, документи про відшкоду­вання заборгованості в добровільному порядку.

При порушеннях і зловживаннях необхідні заходи щодо збережен­ня окремих документів. Для цього їх вилучають як в процесі перевір­ки, так і по її закінченні. Вилучення документів здійснюється у відпо­відності до нормативних документів.

У першу чергу вилучаються документи, які мають ознаки підчис­ток, виправлення цифр і тексту і які містять неправильні і (або) підро­блені свідчення. На цих документах не можна робити ніяких поміток.

У структурних підрозділах, які перевіряються, замість вилучених документів залишають їх копії із зазначенням на звороті, ким і коли вони вилучені.

Вживаються також заходи щодо відшкодування матеріальних збитків, нанесених підприємству. Ця робота повинна починатися зразу ж після їх виявлення. Для відшкодування матеріальних збитків необхідно впевнитися: чи є документи, які підтверджують наявність прямої дійсної шкоди, вину працівника; чи дотриманий, встановле­ний законом порядок і строки залучення працівника до матеріальної відповідальності, чи правильно вибраний вид відповідальності (пов­на або обмежена).

Відшкодування матеріальних збитків здійснюється також по всіх сплачених підрозділах, штрафах, неустойках, інших санкціях. При цьому адміністрація повинна притягнути до майнової відповідальності у відповідності до законодавства конкретних винних осіб.

Підвищенню ефективності перевірок сприяє обговорення їх підсу­мків із засновниками, керівниками та відповідальними працівниками підприємства. За необхідності питання збереженості власності обгово­рюються з персоналом підрозділу, вносяться їх пропозиції щодо орга­нізаційно-технічних заходів і затверджуються плани щодо усунення виявлених недоліків і заходи щодо • підвищення ефективності роботи даного підрозділу.

Звітні документи по аудиторських перевірках, проект рішення по перевірці (наказ), додаток, інші документи по перевірці і перелік вжи­тих заходів представляються на розгляд посадовій особі, яка призна­чила аудиторську перевірку.

У підсумковій частині проекту наказу матеріали викладаються в такій послідовності:

—  коротко перелічуються показники фінансово-господарської дія­льності та проведені заходи щодо покращення роботи підрозділу, який перевіряється;

—  вказуються недоліки в роботі перевіреного підрозділу внаслідок неприйняття певних заходів;

—  перелічуються, які законодавчі акти порушені, які допущені не­стачі, розкрадання, втрати від безгосподарності;

—  перераховуються найбільш суттєві факти порушень, виявлені перевірками та зазначені в довідці по перевірці.

У розпорядчій частині проекту наказу необхідно:

—  оцінити діяльність підрозділу та його керівництва;

—  викласти пропозиції щодо відповідальності посадових

осіб за допущені недоліки, порушення та інші негативні вчинки; пропозиції, направлені на усунення виявлених недоліків і покращення діяльності підрозділу. Пропозиції повинні бути конкретними, обґрун­тованими та реальними по суті і строках;

—  вказати посадових осіб, відповідальних за усунення виявлених порушень і недоліків і строки їх усунення.

Чітко налагоджений контроль за виконанням прийнятих рішень за результатами аудиторських перевірок забезпечує ефективність заходів щодо усунення виявлених перевіркою недоліків.

Контроль за виконанням наказу здійснюється шляхом розгляду зві­тів керівника перевіреного підрозділу про виконання вказівок керівни­ка підприємства, аналізу даних звітності та документальної перевірки роботи підрозділу на місці.

Для обліку та контролю за виконанням рішень по аудиторських перевірках аудиторська служба або аудитор ведуть книгу обліку ауди­торських перевірок і вжитих по них заходах.

У книзі ведуться такі графи:

—  найменування підрозділу, на якому проведена перевірка;

—  організаційний метод перевірки;

—  дата звітного документа про перевірку;

—  дата наказу за результатами перевірки;

—  номер наказу;

— строки надання інформації про виконання рішення по звіту про перевірку;

—  дата фактичного надання звіту про виконання наказу;

—  сума матеріальної шкоди;

—  передано до суду;

— сума відшкодованих збитків, матеріальних цінностей і цінних паперів;

—  сума відшкодованих збитків винними особами добровільно;

—  сума додатково нарахованих і внесених платежів до бюджету.