16.2. Організація внутрішньої аудиторської перевірки ефективності СВК бізнес-процесів компанії

Аудиторська перевірка ефективності СВК бізнес — процесів ком­панії це — заходи, що складаються добору, оцінки та аналізу аудитор­ських доказів, в рамках системи внутрішнього контролю бізнесу- процесу, що підлягає аудиту, і вираження думки аудитора про ступінь надійності СВК цього бізнес-процесу.

Типовими бізнес-процесами є: постачання, логістика, планування виробництва, управління персоналом, збут тощо.

Проведення внутрішньої аудиторської перевірки ініціюється керів­ником служби внутрішнього аудиту компанії згідно з затвердженим планом роботи служби або за окремим позаплановим дорученням упо­вноваженої особи . Перелік уповноважених осіб, за рішенням яких СВА проводить аудиторські перевірки, як правило, закріплений в «Положенні про СВА компанії» і залежить від рівня підпорядкованос­ті СВА (в основному це комітет з аудиту при раді директорів, ревізій­на комісія, генеральний директор або фінансовий директор компанії).

Процес проведення внутрішньої аудиторської перевірки СВК біз- нес-процесів компанії містить у собі кілька етапів, а саме (див. рис. 16.1):

Ключові етапи проведення аудиторської перевірки ефективності системи внутрішнього контролю проілюстровані на прикладі внутріш­ньої аудиторської перевірки бізнес-процесу: «Пошук, оцінка та вибір постачальника ТМЦ для основного виробництва» (див. рис. 16.2).

Планування аудиторської перевірки сприяє визначенню пріоритет­них напрямків аудиту, визначенню потенційних проблем, організації роботи з оптимальними витратами, забезпеченню якості та своєчасно­го її виконання.

Планування дозволяє ефективно розподіляти роботу між членами аудиторської групи, що беруть участь в аудиторській перевірці, а та­кож координувати таку роботу.

Для ефективного планування майбутньої аудиторської перевірки варто проводити попереднє обстеження аудитованого об'єкта (біз- нес-процесу). Завданням такого обстеження є вивчення фактичних ці­лей аудитованого бізнес-процесу, його структури або змін у ньому, що відбулися з часу попередньої перевірки. Також належну увагу необ­хідно приділити оцінці рівня матеріальності аудитованого бізнес- процесу, що дозволить об'єктивно говорити про істотність наслідків неефективної організації служби внутрішнього контролю даного про­цесу для компанії в цілому.

Аудитори на етапі попереднього обстеження:

1.  Проводять аналіз внутрішньої нормативної документації (далі — ВНД), що регламентує організацію аудитованого процесу:

2.  Проводять ознайомлення з базами даних і програмним забезпе­ченням, що обслуговує розглянутий бізнес-процес

3.  Аналізують результати попередніх аудиторських перевірок да­ного бізнес-процесу (у разі наявності)

4.   Ідентифікують й інтерв'юють уповноважену особу та інших учасників процесу з питань організації процесу

5.  Аналізують фактичні цілі процесу на предмет їх відповідності стратегії та принципам розвитку компанії (конкретизація, вимір­ність, погодженість, тимчасова обмеженість досягнення)

6.     Формують фактичну схему організації розглянутого бізнес- процесу із вказівкою існуючих контрольних процедур

7.  Аналізують результати оцінки ризиків, проведеної менеджмен­том компанії (у разі її наявності)

8. Аналізують систему оцінки й показників, використовуваних для визначення ефективності й економічності процесу.

За підсумками аналізу отриманої інформації про бізнес — процес і формування адекватного розуміння його фактичного функціонування керівник служби внутрішнього аудиту повинен прийняти рішення про подальше проведення аудиту або про відмову від проведення перевірки.

При цьому рішення про відмову від проведення перевірки в даний час і причини даного рішення повинні бути доведені до особи, що іні­ціювала дану перевірку.

Звичайне рішення про відмову від проведення перевірки в даний час приймається у разі, якщо:

• оцінка форми контролю і обмежене тестування на етапі прове­дення попереднього обстеження дають позитивний результат по питанню про надійність СВК;

•   за результатами попереднього обстеження встановлено, що ри­зики бізнес-процесу несуттєві або сам процес нематеріальний;

•   у ході проведення попереднього обстеження стало відомо, що в поточному часі істотно змінюється структура досліджуваного біз- несу-процесу.

У разі ухвалення позитивного рішення про проведення перевірки ефективності СВК бізнес-процесу в даний час за підсумками поперед­нього обстеження аудитор повинен точно визначити ключові аспекти (у тому числі строки і обсяги) майбутнього аудиту та проінформува­ти про перевірку, які проводять аудит.

Як інструмент для досягнення поставленої мети рекомендується використати робочий документ «Завдання аудиту». Аудитор повинен чітко розуміти сам і вміти пояснити мету майбутньої перевірки.

Варто визначити, що чітке визначення меж аудиту знижує ризик ненавмисного послаблення уваги аудитора в ході проведення перевір­ки на суміжні і найменш проблемні ділянки.

Наприклад.

Мета внутрішньої аудиторської перевірки бізнесу-процесу «По­шук, оцінка й вибір постачальника ТМЦ для основного виробницт­ва» — це:

1.   Формування висновку про надійність системи внутрішнього ко­нтролю аудованого процесу:

•   оцінка форми внутрішнього контролю та виявлення істотних не­доліків системи внутрішнього контролю;

•   аналіз виконання контрольних процедур

2.  Контроль за виконанням менеджментом компанії коригувальних заходів щодо результатів попередніх перевірок.

3.    Спільна розробка з менеджментом рекомендацій щодо усу­нення недоліків системи внутрішнього контролю, виявлених у ході аудиту.

4. Контроль за виконанням розроблених рекомендацій.

Необхідно відзначити, що «Завдання аудиту» формується керів­ником групи і після узгодження із представником особи, яка прово­дить аудит, обов'язково затверджується керівником служби внутріш­нього аудиту компанії.

Будь-які наступні коригування даного документа можливі тіль­ки при узгодженні з керівником СВА з поясненням причин необ­хідності даних коригувань за умови інформування про них власни­ка процесу.

На цьому попередній етап аудиторської перевірки завершено. Далі починається так званий етап «Робота в полі», коли аудитор для формування адекватних висновків про фактичний стан СВК одержує аудиторські докази шляхом виконання відповідних проце­дур (тестів).