5.2.2. Виконання аудиту ефективності використання державних коштів

магниевый скраб beletage

Аудит ефективності здійснюється на основі доручення, яке підпи­сується членом Рахункової палати, відповідальним за її проведення. У дорученні зазначається, мета та предмет перевірки, термін її прове­дення, склад контрольної групи суб'єкта перевірки.

Керівник контрольної групи суб'єкта перевірки перед початком проведення перевірки пред'являє доручення уповноваженій посадовій особі об'єкта перевірки.

Посадові особи об'єкта перевірки зобов'язані забезпечити належні, в тому числі технічні умови для роботи перевіряючих, якісного та по­вного виконання поставлених перед ними завдань.

Слід зауважити, що виконання аудиту ефективності використання державних коштів є поетапним процесом збирання, документування та аналізу даних.

У ході перевірки державний аудитор здійснює збір доказів для об­ґрунтування висновків зроблених за результатами перевірки відповід­но до поставленої мети перевірки та критеріїв оцінки ефективності ви­користання державних коштів.

 

 

 

Докази — це зібрана та задокументована інформація, яку використовує суб'єкт перевірки з метою обґрунтування результатів перевірки.

Аудиторськими доказами/фактами називають ще інформацію, яка генерується із набору даних і використовується для подальшого тесту­вання з критеріями оцінки, результатом чого є підтвердження або спростування аудиторських гіпотез та підтримка аудиторських спо­стережень/ відомостей.

Опрацювання доказів/фактів — важливий етап процесу виконання аудиту ефективності використання державних коштів, адже висновки та рекомендації в аудиторських звітах базуються на аудиторських до­казах/фактах.

Слід зауважити, що документальні докази/факти належать до най­поширеніших. Вони можуть бути внутрішніми і зовнішніми у формі листів, контрактів, бухгалтерських записів, звітів та ін.

Аналітичні докази/факти створюються на основі аналізу даних, здобутих шляхом підрахунку, порівняння, розділення інформації на складові, а також обговорення й дискусії динамічних рядів, тенденцій, співвідношень, регресій.

Що стосується фізичних доказів/фактів, то вони збираються шля­хом безпосередніх перевірок людей, власності або подій та докумен­туються у формі меморандуму, фотографій тощо. Найважливіше для фізичних доказів/фактів — їх прийняття підконтрольною організацією.

Докази/факти, отримані від інших людей в усній або письмовій формі у відповідь на поставлені запитання (анкетування) або шляхом проведення інтерв'ю, відносять до категорії свідчих. Важливо, щоби свідчі докази/факти були підкріплені письмовим підтвердженням від особи, яка була опитана, та іншими незалежними джерелами.

У відповідності до законодавчих вимог докази/факти повинні від­повідати певним критеріям. Так, зокрема, вони повинні бути:

^ обґрунтованими (достатніми й переконуючими для підтримання спостережень/відомостей, виходячи з їх кількості, значущості, ризиків неправильних суджень, попереднього досвіду та знань);

^ доречними (зрозумілими, логічними й такими, що відповідають цілям, джерелам і масштабу);

^ надійними (такими, що витікають із фактичного стану справ і під­кріплені з різних джерел, та переважно документальними, ніж усними).

Для збирання аудиторських доказів/фактів використовується методи­ка, яка характеризується різноманітними підходами/ методами, як-то:

1) документальний огляд;

2) інтерв'ю;

3) опитування (анкетування);

4) аналіз даних;

5) фізичне спостереження.

При цьому державному аудитору потрібно знати, що й коли слід ви­користовувати, а також слабкі й сильні сторони кожного із цих методів.

Плюсом документального огляду є те, що він забезпечує високий рівень упевненості, а мінусом — затратність часу й праці.

Процес інтерв'ю подібний до лійки, у якій дуже багато даних нагорі та набагато менше інформації або доказів/фактів унизу. Цей метод має перевагу, коли необхідно зрозуміти підконтрольну організацію та думку особи, що дає інтерв'ю. Слабкість його полягає в тому, що інформація вимагає перевірки, а нещирі відповіді призводять до помилок.

Опитування (анкетування) застосовується тоді, коли необхідно отримати зворотну реакцію щодо якості послуг або зрозуміти причини ефекту/наслідків. До плюсів цього методу відносять можливість отри­мати думку великої кількості людей із високим ступенем упевненості, а до мінусів — тривалість підготовки опитувальника (анкети).

Від аналізу та перевірки даних походять аналітичні докази/ факти, як правило, коли необхідно перевірити арифметичну точність та від­повідність нормам і правилам. Цей метод гарантує високу точність, але має обмежене застосування в аудиті ефективності діяльності.

Фізичне спостереження необхідне для перевірки фактичного стану активів, а також для кращого розуміння надання послуг суспільству. При цьому забезпечуються лише окремі докази/факти без розуміння всього процесу.

Специфічні кроки, що здійснюються для реалізації методики ауди­ту, називають процедурами аудиту. Вони застосовуються для визна­чення типу необхідної інформації й цільової групи, встановлення груп вибірки, розробки й поширення анкет та аналізу отриманих даних, фо­рмулювання висновків.

Докази/факти необхідно документувати у робочих паперах. Вони повинні бути завершеними й точними, зрозумілими й лаконічними, чі­ткими й акуратними, доцільними й легкодоступними.

Після того, як докази/факти зібрано, їх необхідно проаналізувати для отримання аудиторських спостережень/відомостей, що є підста­вою для аудиторських висновків.

Аудиторськими спостереженнями/відомостями називають різницю між очікуваннями аудитора і тим, що він бачить насправді (спостере­женням).

Головна мета аналізу — зменшення та трансформація великого ма­сиву інформації в аудиторські спостереження/відомості та висновки, які повинні бути зрозумілими, значущими та справедливими.

Аналіз може бути у формі:

— дослідження причин та ефекту/наслідків;

— дослідження «до» і «після»;

— дослідження процесу;

— порівняльне дослідження та інше.

Виділяють два типи аналізу доказів/фактів — кількісний та якіс­ний.

При кількісному аналізі шукають відповіді на такі запитання: як розпорошені отримувачі за соціальними групами, який середній дохід отримувачів за програмою, яка частка учасників задоволена результа­тами програми, чи є результати статистично значущими?

Використовуючи цей метод, аудитори вимірюють тенденції (сере­днє, мода, медіана) та розбіжності (радіус дії, стандартне відхилення), здійснюють регресійний аналіз, а також використовують пропорції для порівняння.

Якісний аналіз даних використовується там, де основна мета поля­гає у детальному розумінні втручання. Методи якісного аналізу мо­жуть служити сильним інструментом для розгляду причинно- наслідкових зв'язків та заміщати кількісний аналіз.

Цей метод дає можливість знайти відповіді на такі запитання: чи було втручання відповідно до плану, які основні складнощі, що з ними стикнулися виконавці, чи існує будь-який неочікуваний вплив від реа­лізації програми?

Для якісного аналізу використовують критерії, кодування, матриці, програмні моделі, блок-схеми та ін.

Важливі характеристики аналізу доказів/фактів:

— аналіз повинен бути логічним та самодостатнім;

— висновки та тлумачення мають бути переконливими;

— аналіз повинен підтримувати аудиторські спостереження/відомості;

— повинна забезпечуватися основа для дискусії та контраргументів.

Один з основних елементів аналізу доказів/фактів — «методика

вибірки». Застосування вибірки необхідне для збереження коштів і ча­су у процесі обробки великої кількості трансакцій та концентрації на найважливіших питаннях.

Вибірка базується на таких положеннях.

1.  Вибірка репрезентує загальну сукупність, і відповідно аудитор­ські спостереження/відомості поширюються на всю сукупність.

2. Вибірка є непов'язаною, і кожний елемент сукупності має одна­кові можливості потрапити у вибірку.

Висновки за результатами вибірки можуть відрізнятися від виснов­ків за результатами аналізу всього масиву інформації, що називають «ризиком вибірки».

Розрізняють статистичні і нестатистичні методи вибірки.

Обрання певного числа трансакцій (близько 20 %) на основі власного досвіду аудитора без статистичного інструментарію та наукового обґрун­тування називають «поверховою вибіркою» (judgmental sampling).

Статистичні методи вибірки не заміщують судження аудитора, а допомагають йому визначити рівень ризику вибірки, що безпосеред­ньо пов'язано із розміром вибірки.

Слід виділити такі основні шляхи одержання вибірки:

1) проста випадкова вибірка;

2) нашарована випадкова вибірка ;

3) систематична/інтервальна вибірка;

4)  блочна/кластерна вибірка;

5) імовірно-пропорційна вибірка ;

6) багатоступенева вибірка.

Після завершення вибірки детально досліджуються обрані транс­акції.

Важливий етап у фазі виконання аудиту ефективності діяльності — аналіз причинно-наслідкових зв'язків. Як відомо, причина передує на­слідкам. При цьому до типових помилок (хибних шляхів) такого аналі­зу відносять:

1) ігнорування загальної причини, що має таку загальну структуру: А і В гармонійно пов'язані, тож робиться висновок, що А є причиною В (але не береться третя загальна причина, яка є очевидною);

2)  плутанина визначення причин та ефекту/наслідків, що має таку загальну структуру: А і В гармонійно виникають разом, тож робиться висновок, що А є причиною В (але не завжди доводиться, що є причи­ною, а що ефектом/наслідком);

3) після одного відбувається друге, значить перше є причиною дру­гого, що має таку структуру: A відбулося перед В, тому А є причиною В (але нема доказів щодо такого взаємозв'язку).