ПРОФЕСІЙНЕ ЗРОСТАННЯ ПРАЦІВНИКІВ. ПРОЦЕДУРИ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ : Аудит. Основи державного, незалежного професійного внутрішнього аудиту : B-ko.com : Книги для студентів

ПРОФЕСІЙНЕ ЗРОСТАННЯ ПРАЦІВНИКІВ. ПРОЦЕДУРИ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

1.   Встановити вимоги (правила) щодо безперервної професійної освіти працівників аудиторської фірми, для чого:

  •   Покласти відповідальність за професійне зростання на одного з персоналу (групу) в аудиторській фірмі;
  • Забезпечити кваліфіковану перевірку програм підвищення квалі­фікації працівників фірми;
  •   Забезпечити наявність інформаційних матеріалів доступних до будь якого з персоналу, особливо новачків, щодо професійних обв'язків та перспектив у аудиторській фірмі;
  •   Заохочувати участь працівників фірми у зовнішніх програмах професійного навчання, включаючи самостійне навчання;
  •   Заохочувати участь працівників фірми у роботі професійних громадських організаціях, визначити можливість сплати членських внесків за рахунок фірми;
  •   Проводити моніторинг програм підвищення кваліфікації з метою їх оцінки та відповідності завданням, цілям та практичній роботі фірми.

2.    Забезпечити персонал постійною професійною інформацією шляхом:

  •   Розповсюдження матеріалів загального характеру (інтересу) з питань обліку, аудиту, права, інформаційних технологій, тощо;
  •   Своєчасно доводити до відома персоналу законодавчі вимоги які стосуються роботи фірми та роботи клієнтів фірми;
  •   Забезпечити персонал інструкціями, що містять знання про політику та процедури фірми з технічних питань (наприклад, застосування МСА);
  • Створити та постійно поновлювати на фірмі бібліотеку або інші інформаційні засоби, що містять професійну літературу або публікації фахівців для внутрішнього користування у фірмі.

3. Заохочувати персонал з набуття знань у спеціалізованих сферах діяльності клієнтів фірми (промисловість, цінні папери, інформаційні технології, тощо).

Безумовно кар'єрне зростання працівника має верхню межу. Особ­ливо важко рости у фірмах, де чисельність невелика а сам власник фі­рми є і директором, і працюючим аудитором. Про те слід пам'ятати, що відсутність можливостей для кар'єрного зростання зменшує моти­вацію, особливо для осіб у віковому інтервалі від 20 до 40 років.

Існує і інше правило, за яким фахівці поступово втрачають моти­вацію для ефективної праці, а саме:

> У віці від 25 до 30 років людина формується як фахівець. При цьому її перше місце роботи зазвичай накладає відбиток в уявленні молодої особи як треба правильно та ефективно працювати.

^ У віці 30 — 35 років людина сформована як фахівець і головним мотивом кар'єри становиться матеріальний;

^ Від 35 до 40 років фахівець намагається знайти роботу, яка йо­му особисто подобається (організація, предмет занять, рівень відпові­дальності, тощо) не завжди пов'язану з ростом матеріальних стимулів;

^ Вік 40 — 45 років, акценти переносяться на стабільність працев­лаштування, впевненість у майбутньому, дещо втрачається кар'єризм;

^ Вік від 45 років і вище — бажання влаштуватися на роботу яка б давала високий матеріальний стимул, мала мінімальну відповідаль­ність і на такій роботі бажано допрацювати до пенсійного віку. З'являється надзвичайна обережність, консерватизм у оцінках та не­бажання брати на себе відповідальність.

Примітка. Дослідження ООН встановили, що якщо людина отрима­вши вищу освіту працює на одні посаді більше 5 років і займається одни­ми й тими ж операціями — її кваліфікацій втрачається на 50%, більше 10 років — на 75%, більше 15 років — кваліфікація за освітою дорівнює ну­лю (при умові що фахівець ніколи не підвищує свою кваліфікацію).

Знадобиться і знання так званої»норми керованості Грейкунаса», яка визначає мінімальну та максимальну кількість безпосередньо під­леглих для одного керівника:

GNM = 5 +(-) 2

тобто максимальна кількість підлеглих, яких керівникові можли- во»охопити» безпосередньою увагою за фізіологічною нормою дорів­нює семи особам, а мінімальна — трьом.

)

МСА 220 передбачає, що в аудиторській фірмі обов'язково повинні мати місце посадові інструкції з описом обов'язків, кваліфікації, прав, ділових якостей, необхідних для підвищення у посаді для кожного рі­вні працівників аудиторської фірми, зокрема:

0

1.                                          Назва посади тавідповідні обов'язки

2.                                          Досвід роботи, необхідний для зростання по службі

3.                                          Критерії, що беруться до уваги : У Технічні знання

J

У Аналітичні здібності У Здатність мислити незалежно У Комунікабельність У Лідерські та лекторські здібності У Стосунки з замовниками У Особиста професійна поведінка У Підвищення кваліфікації (у т.ч. самостійне)

О

В практиці роботи вище керівництво аудиторської фірми повинно оцінювати роботу персоналу та сповіщати про його успіхи.

Для цього можна започаткувати систему оцінки роботи працівника, вести особисті справи персоналу, періодично аргументовано сповіща­ти співробітника про його професійні успіхи та можливості професій­ного зростання. В умовах вітчизняного правового поля досить важко визначити посаду працівника за відповідним класифікатором профе­сій. Про те це проблема може бути вирішена, якщо запровадити певну ієрархію вже існуючих спеціальностей, диференціювавши їх на відпо­відні рівні — молодший фахівець, спеціаліст, старший спеціаліст, про­відний спеціаліст, головний спеціаліст.

Слід також мати на увазі, що професійне зростання робітника ау­диторської фірми повинно супроводжуватися не тільки ростом його гонорару (заробітної плати) але і розширенням (підвищенням) відпові­дальності за власну роботу та роботу підлеглих.

На жаль в Україні існує здебільш негативний досвід застосовуван­ня такого американського принципу, коли працівників, особливо ви­щої ланки, роблять акціонерами (співзасновниками) кампаній. Існує також і проблема з фахівцями, які, працюючи у аудиторській фірми самостійно (або за кошти фірми та за сприянням її керівника) отрима­ли сертифікат аудитора. Після чого такі працівники часто виходять зі складу аудиторської фірми але, на жаль часто-густо разом з клієнту­рою свого роботодавця. Причина в цьому одна — ринок аудиторських послуг в країні відсутній і клієнт працює з особою, яку знає буквально в обличчя. Це дає такій особі, кваліфікація якої цілком влаштовує клі­єнта, можливість знизити ціну аудиторських послуг та стати самостій­ним суб'єктом аудиту для такого клієнта, яком байдуже, хто з ним працює — головне якість послуг, які він отримує.

До речі щодо спеціалістів аудиторської фірми, то зарубіжний дос­від вказує, що мінімальна структура фахівців суб'єкту аудиту зазвичай (див. рис. 13.1) має наступний вид

Безумовно можлива безліч варіантів організації аудиторської фір­ми але в принципі наведений приклад відображає основи організації аудиторської практики.

Але кому ж конкретно доручити виконати завдання по переві­рці чи консультації? Ці питання часто стоять перед керівництвом ау­диторської фірми. Кодекс та МСА 220 дають певні рекомендації щодо Політики доручення завдання:

1. Необхідно встановити рівновагу в аудиторських кадрах між їх кваліфікацією, професійним ростом та практичним використанням.

2.             Для досягнення такого балансу необхідно брати до уваги: ^ Обсяг та складність аудиторської перевірки

^ Наявність персоналу ^ Потребу у спеціальних знаннях ^ Наявний час для виконання завдання ^ Безперервність роботи

^ Необхідність періодичної ротації виконавців ^ Можливість навчання в ході роботи

3. МСА рекомендують призначити відповідальну особу, яка буде не­сти відповідальність за призначення та розстановку кадрів для перевірки.

ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРИ ДЕЛЕГУВАННЯ ПОВНОВАЖЕНЬ

ПОЛІТИКА: Треба в достатній мірі направляти роботу, здійсню­вати нагляд і контроль над роботою на всіх рівнях, щоб забезпечити обґрунтовану впевненість у тому, що робота що виконується відпові­дає відповідним стандартам якості.

ПРОЦЕДУРИ:

1.  Необхідно розробити процедури по планування аудиторської перевірки, а саме:

  •              Призначити відповідальних за планування
  •              Підготувати попередню інформацію
  •              Розробити Робочу програму перевірки
  •              Визначити потребу у виконавцях
  •              Попередньо оцінити необхідний для виконання роботи час
  • Розглянути поточні економічні умови що можуть впливати на клієнта і, як результат, на аудиторську перевірку.

2. Передбачити процедури по забезпеченню стандартів якості аудиторських послуг фірми:

  •              Розробити рекомендації щодо змісту та форми робочих документів
  •              Використовувати стандартні форми документів
  • Розробити процедури усунення розбіжностей у професійних су­дження виконавців

3. Запровадити навчання на робочому місці під час проведення аудиторських перевірок *. Для цього необхідно за МСА 220:

  •              Залучати асистентів до як найбільшої кількості ділянок перевірки
  • Наголошувати на важливості розвитку навичок управління пер­соналом
  • Проводити моніторинг виконання доручень з метою визначення від­повідності працівників вимогам щодо професійного досвіду та кваліфікації.

*Примітка. Вітчизняний досвід свідчить, що публічне навчання аудиторів чи аси­стентів безпосередньо у замовника вкрай негативно сприймається персоналом остан­нього а веде до низької оцінки якості послуг та кваліфікації аудиторів.

КОНСУЛЬТУВАННЯ : ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРИ її ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

ПОЛІТИКА: Аудиторська фірма повинна мати чітку політику що­до отримання консультацій в самій фірмі або за її межами з фахівцями, що мають відповідний досвід.

ПРОЦЕДУРИ:

1.  Головне завдання — визначити ділянки роботи або ситуації, де необхідне консультування персоналу фахівцями вищого класу (або користування беззаперечно авторитетними джерелами).

2.  Призначити конкретних фахівців, які будуть нести відповідаль­ність за надання консультацій для персоналу аудиторської фірми у ви­значених ситуаціях або по важливих ділянках роботи.

3.  Визначити обсяг документації за результатами консультування, зазначити, у яких випадках слід таку документацію зберігати, вести тематичні папки (файли) для довідок.

4.  Забезпечити вільний доступ будь якого співробітника до відпо­відної довідкової літератури.

5.  Зберігати та актуалізувати технічні нормативи (стандарти) у то­му числі і спеціальні з різних галузей господарювання.

6.  Практикувати звернення до групи (підрозділу) професійних ор­ганізацій або заключити угоду з іншими фірмами чи суб'єктами з ме­тою отримання консультацій.

МСА 220 рекомендує надання консультацій

персо налу аудиторської фірми з наступних питань або у наступних випадках практики аудиту

МСА 220 рекомендує надання консультацій персоналу аудиторсь­кої фірми з наступних питань або у наступних випадках практики ау­диту (див. рис. 13.2.)

Практичне застосування нових стандартів аудиту, обліку, роз'яснень податкових правил та норм, норм чинного законодавства /особливо в разі їх зміни/

Галузеві особливості ведення обліку та складання звітності, відомчі вимоги до аудиторських висновків та звітів, техніка з аповнення робочих документів

Складні ситуації в раз і подвійного їх трактування яку законодавчому полі так і між персоналом замовника та персоналом аудиторської фірми

Рис. 13.2. Рекомендації МСА 220 щодо надання консультацій персоналу аудиторської фірми

ПРИЙНЯТТЯ ТА ЗБЕРЕЖЕННЯ КЛІЄНТІВ ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРИ

Це одне з проблемних питань для вітчизняного аудиту в контексті контролю якості аудиторських послуг.

За МСА 220 аудиторській фірмі необхідно»... оцінювати потен­ційних клієнтів і постійно переглядати оцінку наявних клієнтів. Вирі­шуючи питання про прийняття нових клієнтів (або їх збереження в якості таких) треба враховувати незалежність фірми і можливість на­лежного обслуговування клієнта та порядність його управлінського персоналу».

Для цього необхідно встановити процедури оцінювання потенцій­них клієнтів, оцінитии на предмет продовження співпраці з ними, встановити відповідну особу з числа свого персоналу на яку поклас­ти відповідальність щодо управлінського рішення по прийняттю поте­нційного клієнта в якості постійного.

ПРОЦЕДУРИ ОЦІНЮВАННЯ ПОТЕНЦІЙНОГО КЛІЄНТА

           J       L       

1.   Отримати та переглянути фінансові звіти потенційного клієнта, які вже оприлюднена, проміжні фінансові звіти, податкові декларації, тощо.

2.  Здійснити запити до третіх осіб стосовно наявної інформації про потенційного клієнта, про його власників та управлінській персонал. За звичай такі запити подають банкірам, юридичним радникам, інвес­торам та іншим контрагентам клієнта, які можуть мати такі відомості.

3.  Здійснити контакт з попереднім аудитором. У останнього спро­бувати отримати дані про факти, що можуть свідчити про порядність управлінського персоналу, незгоду з ним щодо облікової політики, про складні моменти виявлені попереднім аудитором, розуміння причин що привели до зміни попереднього аудитора.

4.   Оцінити потреби у знаннях, професійному досвіді персоналу, знані галузі де працює клієнт, потрібних для обслуговування клієнта.

5.   Оцінити можливість порушення Кодексу професійної етики в разі прийняття клієнта на обслуговування (питання незалежності ау­диторської фірми).

м

6.  Розглянути обставини, що можуть потребувати особливої уваги або несуть в собі підвищені ризики.

Якщо виникають певні події, треба оцінити стосунки з клієнтом щоб вирішити доцільність подальшої з ним співпраці. Такі події мо­жуть охоплювати:

1. Закінчення певного періоду

2.   Зміни:у управлінському персоналі; директорів; власників; юри­дичних консультантів; у фінансовому стані; у стані судового процесу; у характері бізнесу клієнта; у обсязі перевірки

3.  Існування умов, які б могли спричинити до відмови від замов­лення, як би такі умови мали місце до початку співпраці з з клієнтом.

4.  Визначити види завдань, які аудиторська фірма не буде продов­жувати або продовжуватиме лише за певних умов.

1.  Встановити обсяг і зміст програми моніторингу якості аудитор­ських послуг.

2.   Забезпечити інформування управлінського персоналу відповід­ного рівня про фактичні результати, про проведені (чи заплановані) заходи з моніторингу та про загальну перевірку системи контролю.

3.  Встановити процедури для вирішення розбіжностей, що можуть виникнути між перевіряючими та персоналом, який виконує аудит або управлінським персоналом.

4.   Перевіряти і тестувати дотримання загальної політики і проце­дур контролю якості роботи фірми.

5.  Встановити періодичність і час для заходів з моніторингу.

6.   Встановити рекомендації щодо обсягу робіт і критерії відбору завдань для перевірки якості аудиторських послуг.

В додатку Ж наведено зразки документів, які можна взяти за базу для створення власної внутрішньої системи контролю якості профе­сійних аудиторських послуг. їх зовсім не обов'язково безпосередньо використовувати. Слід оцінити власну аудиторські фірму, визначити «вузькі місця» в організації її роботи, у кадровому або технічному за­безпечення, тощо. І тільки після всебічного аналізу фактичного стану та перспектив чи планів, що очікуються, приступати до розробки сис­теми внутрішнього контролю якості.

Що треба зробити, щоб така система реально запрацювала?

Розробляючи СВК необхідно досягги наступного:

1. Формулювати положення СВК таким чином, щоб вони могли бути виконані на практиці;

2.  Не виставляти нереальних вимог, які не відповідають масштабу діяльності аудиторської фірми;

3.  Не переписувати текст МСА, а викласти зміст документів СВК нормальною доступною мовою;

4.  Встановленими вимогами бажано «перекрити» (унеможливити) випадки (або потенційну можливість таких випадків) настання для ау­диторської фірми ризиків отримання скарги або звинувачення у низь­кій якості послуг;

5.  Досягти розуміння необхідності дотримання вимог Вашої СВК всіма співробітниками та підрядниками;

6.  Суворо контролювати дії, висловлювання, текст записів у робо­чих документах, Ваших співробітників та підрядників на предмет до­тримання вимог СВК;

7.  Не порушувати самому та не робити виключень для інших щодо дотримання вимог СВК;

8.  Фіксувати (документувати) всі випадки конфліктів інтересів, непрофесіоналізму виконавців, порушень етичних норм та вимог ста­ндартів, проблемні моменти перевірок або консультацій з метою їх на­ступного обговорення для усунення в подальшій роботі;

9.  Ретельно та впорядковано вести робочу документацію, організу­вати архів робочих документів (бажано на електронних носіях, а па­перові примірники мати у надійному конфіденційному місці).

10. Постійно актуалізувати СВК.

Ці рекомендації не стосуються мережевих фірм з іноземним капі­талом, вітчизняних громадських об'єднань аудиторів чи аудиторських фірм, тим паче іноземних аудиторських фірм — в них можуть бути власні системні вимоги, документи та взагалі оригінальна система внутрішнього контролю якості професійних послуг.

Наведені нами рекомендації — для невеликої пересічної українсь­кої аудиторської фірми та аудитора-СПД.

Буде не зайвим знати підходи Аудиторської палати України до ко­нтролю якості професійних послуг, про що піде мова нижче.