15.5. Проведення заходів внутрішнього аудиту

магниевый скраб beletage

Процес внутрішнього аудиту містить чотири етапи (див.рис.15.4), одним із яких є планування.

Планування — це важливий етап роботи внутрішнього аудитора. Аудитор повинен спланувати свою роботу так, щоб правильно і своєча­сно завершити аудиторську перевірку. Плани складають із врахуванням бізнесу підприємства, його облікової системи та діючого внутрішнього контролю. Метою планування аудиту є концентрація уваги аудитора на найважливіших його напрямках, виявленні проблем, які слід перевірити найбільш детально. Планування допомагає аудитору належним чином організувати свою роботу та здійснювати нагляд за роботою асистентів, які беруть участь у перевірці, а також координувати роботу, яка здійс­нюється іншими аудиторами та фахівцями інших професій.

План може супроводжуватися необхідними коментарями щодо ор­ганізації перевірки і координації роботи персоналу підприємства та аудиторів. Коментарі містять мету аудиту, опис основних методів і прийомів, які використовуватимуться аудиторами (опитування, інспе­кція, спостереження, запити, вибіркова перевірка, тестування, докуме­нтальна перевірка, аналітичний склад тощо). На основі плану склада­ється аудиторська програма, де встановлюються роботи, робочі документи та виконавці аудиторських процедур.

Необхідно ретельно контролювати час виконання аудиторських робіт, що дасть змогу використовувати його найефективніше.

Для виконання плану аудитор повинен підготувати в письмовій фо­рмі програму аудиторської перевірки. Програма аудиту — це документ, що містить: завдання аудиту для конкретного об'єкта (системи контро­лю певних господарських операцій, залишків на рахунках бухгалтерсь­кого обліку, циклу господарських операцій тощо); процедури, необхідні для виконання поставлених завдань; обсяги і терміни їх виконання.

Сьогодні в ділових колах часто підкреслюють факт важливості які­сного внутрішнього аудиту для здійснення якісного керівництва фір­мою в цілому. Так, Європейська комісія випустила в липні 1996 року Зелений Листок (Creen Paper) «про роль, позицію і зобов'язання ауди­тора в країнах, які належать до Європейського Союзу». Там зазначено: «Компанії, де існує слабкий внутрішній аудит, будуть неспроможні справлятися з відповідальністю надавати достатньо суттєву інформа­цію до аудиторського комітету. Оцінки ефективності інформаційних систем керівництва компанії і оцінка систем внутрішнього контролю мають здійснюватися на постійній основі.

Якість внутрішнього аудиту визначає такі основні поняття, як про­фесійна компетентність і відповідність професійним стандартам (як технічним, так і етичним) при складанні висновку за результатами внутрішнього аудиту або при наданні інших послуг.

Першим кроком у забезпеченні високої якості виконання робіт від­ділом внутрішнього аудиту є включення у процес внутрішнього ауди­ту заходів щодо контролю якості. Хоча конкретні напрямки кожного окремо взятого відділу внутрішнього аудиту стосовно документації, використання практичних посібників, консультацій і рецензування, а також способів їх обов'язкового впровадження значною мірою зале­жать від розмірів організаційної структури й стилю або філософії управління підприємством, кожен з цих елементів повинен тією чи іншою мірою бути наявним.

Якість внутрішнього аудиту складається з багатьох елементів, об'єднаних залежно від їх змісту й призначення у відповідні складові частини. Показники якості залежно від характеру вирішуваних завдань в оцінці дотримання складових елементів і якості частин або всього про­цесу можна класифікувати за рядом ознак: змістом; джерелами утво­рення; повнотою визначеності; оцінкою дотримання та якості складни­ків процесу, що досліджується; призначенням і способом вираження .

Керівництво службою внутрішнього аудиту передбачає здійснення організаційних та виконавчих заходів за певною моделлю, так званою управлінською моделлю внутрішнього аудиту:

встановлення мети (досягнення певного рівня збереження ресур­сів, збільшення капіталу тощо);

планування — вибір засобів для досягнення мети, визначення необ­хідної кваліфікації аудиторів, складання планів, графіків, підготовка робочої документації, підготовка відповідної нормативної бази;

організація — забезпечення необхідними ресурсами, адміністрати­вна регламентація, підбір, тестування, виховання кадрів, визначення порядку здійснення контрольних заходів, узагальнення та реалізація результатів перевірок;

управління персоналом — надання наказів, розробка власних стан­дартів з внутрішнього аудиту. Такими стандартами можуть бути орга­нізаційний статус служби внутрішнього аудиту, вимоги до компетент­ності внутрішнього аудиту, взаємовідносини з користувачами послуг, навчання працівників підрозділу, планування та здійснення внутріш­нього аудиту, види підсумкових документів за результатами внутріш­нього аудиту, процедури доведення результатів внутрішнього аудиту до зацікавлених осіб і наступні дії управління внутрішнього аудиту, регламентація прав та обов'язків внутрішнього аудитора, критерії та показники якості роботи внутрішніх аудиторів. Управління передбачає також впровадження сучасних методик та технологій аудиту, складан­ня програм та планів проведення аудиторських перевірок, визначення обліку роботи служби, організація документального забезпечення управління та виконання прийнятих рішень, контроль за ефективним використанням робочого часу аудиторами;

координація — узгодженість контрольних заходів з підрозділами підприємства, надання їм консультаційних послуг, забезпечення взає­модії з зовнішнім аудитом та іншими представниками з фінансового контролю, координування планів, програм, графіків;

контроль — розробка методів та організації контролю якості роботи аудиторів, контроль і аналіз результативності перевірок та виявлення резервів підвищення роботи, підвищення ефективності контрольних за­ходів, підтримки контактів з підрозділами після внутрішнього аудиту.

Одним з основних й істотних відмінностей внутрішнього аудиту є те, що він повинен проводитися як процес попередньо ретельно спла­нований (а не спонтанний). Попереджувальний характер внутрішнього аудиту є немаловажним психологічним фактором. Це означає, що ко­жна перевірка планується, а персонал підрозділу, що перевіряє, пові­домляється про час, об'єкт і критерії перевірки для того, щоб забезпе­чити аудиторам необхідний рівень довіри й виключити можливість відхилення персоналу від надання й демонстрування всіх необхідних даних. Несподіванка внутрішніх аудитів може перешкоджати вироб­ничій діяльності. Можна виділити два варіанти проведення робіт вну­трішніми аудиторами: горизонтальна модель і вертикальна.

Горизонтальна модель використовується для перевірки відповід­ності окремого виду діяльності або процесу вимогам систем менедж­менту й оцінювання їхньої результативності й ефективності.

Вертикальна модель використовується для перевірки відповідності діяльності окремого підрозділу компанії. При цьому необхідно зверну­ти увагу на те, що горизонтальна модель є більш трудомісткою і три­валою, однак і більш значимою, оскільки включає в поле зору діяль­ність на стиках різних підрозділів і посадових осіб, які беруть участь у виконанні вимог до об'єкта перевірки. Крім того, горизонтальна пере­вірка «ламає» комунікаційні бар'єри між підрозділами й заохочує уча­сників систем менеджменту до взаємодії один з одним.

Найбільш важливим етапом у проведенні внутрішнього аудиту є планування. Планування, як і кожен етап аудиту, документується. Роз­глянемо документи, які використовуються на етапі планування й мо­жуть бути розроблені на підприємстві. Основним документом, що ви­користовує керівник служби, є річна Програма, що затверджується керівником компанії (табл. 15.1).

Таблиця 15.1

ПРОГРАМА ВНУТРІШНЬОГО АУДИТУ

№ п/п

Об'єкт (вид діяль­ності, процес)

Суб'єкт ВА

Критерії перевірки

Ціль пере­вірки

П. І. Б. Головного аудитора

П.І.Б. аудитора

Ресур­си

Підрозділ

Місяць, тиждень

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Програма повинна розроблятися з урахуванням статусу й значимо­сті видів діяльності та процесів. Першорядне значення має приділяти­ся ключовим видам діяльності та процесам, що роблять вирішальний вплив на успіх компанії, досягнення її цілей, а також критичним видам діяльності, процесам, неналежне виконання яких на певному етапі ча­су може представляти реальну або потенційну небезпеку для компанії.

Типовими процесами, які можна віднести до ключових, є вивчення попиту, очікувань споживачів, керування закупівлями, взаємодія зі спо­живачами, реалізація продукції, підготовка й компетентність персоналу.

Ранжирування ключових процесів проводять за допомогою еконо­мічної або експертної оцінки впливу окремих процесів на кінцеві ре­зультати бізнесу.

Критичними вважаються такі процеси, неналежна організація яких або недотримання вимоги до яких можуть представляти фактичну чи потенційну небезпеку для ефективності діяльності. Ці процеси вима­гають негайного втручання у вигляді коригувальних або попереджува­льних дій і повинні перебувати під особливим контролем. У розряд критичних може потрапити будь-який бізнес-процес у чинність різно­го роду причин внутрішнього характеру.

На підставі річної програми аудиту складається календарний гра­фік аудиторських перевірок, а також план на кожну окрему або ком­плексну аудиторську перевірку. На підставі річної програми аудита розробляється План внутрішнього аудиту на кожну перевірку з ураху­ванням необхідності в ресурсах (табл. 15.2).

План повинен кваліфікувати об'єкт аудиту як організаційно (аудит відділу, групи відділів й ін.), так і функціонально (аудит фінансів, ма­ркетингу й т.д.).

Таблиця 15.2 ПЛАН ВНУТРІШНЬОЇ АУДИТОРСЬКОЇ ПЕРЕВІРКИ (ДЛЯ КОНКРЕТНОГО ОБ'ЄКТА)

Аудитори

Планування

Аудиторські процедури

Формування висновків

Разом

Керівник СВА

X

X

X

X

Головний ( старший ) аудитор

X

X

X

X

Аудитор

X

X

X

•X

Молодший аудитор

X

X

X

X

Інші фахівці

X

X

X

X

Керівник служби внутрішнього аудиту також повинен розробити план розвитку служби внутрішнього аудиту (далі СВА). На підста­ві та з урахуванням плану аудиту і плану розвитку служби розробля­ється бюджет служби внутрішнього аудиту. Він містить перелік ви­трат, необхідних для забезпечення виконання плану аудиту і плану розвитку. Бюджет також повинен передбачати можливість проведення позапланових перевірок і залучення сторонніх профільних фахівців для проведення перевірок.

При підготовці до внутрішнього аудиту необхідно:

1.  Учасникам групи: ознайомитися із планом і чітко визначити ме­жі перевірки, проаналізувати всі стосовно його обов'язків документи та матеріали з метою виявлення найбільш істотних питань, що підля­гають кваліфікованому обговоренню з персоналом підрозділу.

2. Головному аудиторові: одержати в СВА всі зазначені в плані до­кументи, відповідно до яких повинна проводитися перевірка, а також документи, що ставляться до об'єкта перевірки: організаційно-розпо­рядницькі, посадові інструкції, карти процесів, детальний їхній опис, матриці розподілу відповідальності й повноважень та ін.; зробити не­обхідні призначення в групі й скласти графік аудиторської перевірки; підготувати опитувальний листок; забезпечити аудиторів робочими матеріалами — контрольними запитальниками, журналами аудитора, бланками протоколів невідповідності і т.д.

Опитувальний листок — анкета з переліком питань для співробіт­ників підрозділу де проводиться аудит. Відповіді використовуються для попередньої оцінки об'єкта аудиту. Запитання опитувального листка повинні будуватися на основі критеріїв аудиторської перевірки й охоп­лювати найбільш істотні їх частини, формулюватися лаконічно, недво­значно, у певній послідовності, передбачати однозначну відповідь.

Контрольний запитальник — заздалегідь складений системати­зований перелік запитань, відповіді на які дозволяють аудиторові без­посередньо в ході перевірки одержувати інформацію про ступінь від­повідності стану ділянки перевірки встановленим вимогам. Запитання повинні бути поставлені так, щоб відповіді давали можливість аудито­рові вичерпне й правильне подання про об'єкт.

Журнал аудитора — журнал або бланк, у якому аудитор фіксує факти, результати бесід й іншу інформацію, зібрану в ході аудиторсь­кої перевірки. Записи в журналі є основою для прийняття відповідних рішень (табл. 15.3).

Таблиця 15.3

ЗРАЗКОВА ФОРМА ЖУРНАЛУ АУДИТОРА

Код

Дата

Об'єкт

Ділянка

Критерії

Перелік питань

Фактич­ний стан

Коментарі і пропозиції

Примітки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Безпосередньо внутрішні аудиторські перевірки варто проводити по заздалегідь спланованих процедурах. Алгоритм перевірки може виглядати так:

1. Вступна нарада.

2.  Збір й обробка інформації.

3.  Заключна нарада.

4.  Складання звіту про аудиторську перевірку.

5.  Подання звіту на затвердження.

6.  Розсилання звіту зацікавленим особам.

7.  Усунення невідповідностей.

8.  Розробка й реалізація коригувальних і попереджувальних дій.

9.  Інспекційний контроль.

10. Реєстрація результатів перевірки.

11. Інформування про усунення невідповідностей.

12. Оформлення файла внутрішнього аудита.

Основна мета вступної наради: ознайомлення персоналу підрозділу із планом, методами перевірки. Метою збору й обробки інформації є підготовка висновку за результатами внутрішнього аудиту. Джерелами вихідної інформації для аудиторів у ході перевірки виступають: доку­менти, що регламентують діяльність підрозділу й процеси (положення про підрозділ, посадові інструкції, робочі інструкції, методики, накази, розпорядження, ін.), плани, акти, реєстраційні журнали, протоколи, програми й ін. Інформація, що збирається в ході перевірки, використо­вується аудитором для оцінки ступеня відповідності діяльності, де проводиться аудит, вимогам діючої документації.

У ході аудиту документована процедура, що перевіряється, обговорю­ється аудиторами із працівниками підприємства, щоб переконатися, що всі процеси і їхня робота зрозумілі правильно та процедура виконується.

Вироблені рекомендації з усунення зауважень і коригувальні захо­ди, спрямовані на усунення причин виявлених невідповідностей, мо­жуть бути доповнені також пропозиціями щодо поліпшення, удоско­налення перевірочної діяльності тощо. У підсумку ефективність проведених внутрішніх аудитів можна визначати оцінкою результатів від вироблених спільно та реалізованих пропозицій щодо поліпшення системи в цілому і окремих процесів зокрема.