5. Облік розрахунків з підзвітними особами

магниевый скраб beletage

До основних документів, що регулюють порядок направлення працівників у відрядження та відшкодування понесених ними витрат належать:

• Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон. Затверджена наказом Мінфіну № 59 від 1998 р. в ре­дакції наказу Мінфін № 146 від 10.06.1999;

• «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» (зі змінами). Затверджена Постановою КМУ від 23.04.1999 № 663;

• Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт. Затверджений наказом ДПА України № 440 від 19.09.2003 року.

Підзвітна особа — це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків.

Підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витра­ти, пов'язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно- господарські потреби.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі:

-господарські витрати;

-службові відрядження і наукові експедиції;

-на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні 3-х робочих днів.

Видатки, пов'язані з відрядженням працівників бюджетних уста­нов, передбачається у кошторисі за КЕКВ 1140 «Видатки на відряд­ження». До цієї категорії належать видатки на оплату проїзду, добо­вих та видатків на проживання під час службових відряджень, оплату підйомних, відряджень на курси і у навчальні заклади, на сесії, се­мінари, наради і конференції, тобто, всі видатки на відрядження, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках передбачених законодавством.

За цим кодом обліковуються видатки на придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами.

Сюди ж відносяться надбавки до заробітної плати, що виплачу­ються у передбачених рішеннями уряду випадках окремим категорі­ям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добо­вих, квартирних).

До цього ж коду відносять видатки на відрядження працівників бюджетних установ на сесії, наради, з'їзди наукового характеру, а та­кож різного роду поїздки з науковою метою, відрядження викладачів, проїзд на виробничу практику студентів, учнів.

За цим же кодом оплачують відрядження учнів, студентів, трене­рів, інших учасників на учбово-тренувальні збори, змагання, олімпіа­ди тощо; оплату проїзду та добових при звільненні службовців стро­кової служби.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий ха­рактер, тобто здійснюються в межах і за рахунок коштів передбачених кошторисом по загальному та спеціальному фонду. Включаються до видатків лише при наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого на­селеного пункту для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.

Не вважається відрядженням службові поїздки працівників, по­стійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний характер. Перелік таких посад і робіт передбачається в колективному договорі.

За час перебування у відрядженні за працівником зберігається середня заробітна плата з розрахунку за два попередні місяці (відпо­відно до Порядку № 100).

За період тимчасової непрацездатності відрядженого на загаль­них підставах оплачується лікарняний листок. Дні хвороби не вклю­чаються до строку відрядження.

Направлення працівника у відрядження по Україні або за кор­дон оформляється наказом (розпорядженням) керівника установи, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість від­рядження. Для закордонного відрядження в наказі передбачаються умови перебування працівника за кордоном. Якщо поїздка за запро­шенням, то надається копія останнього з перекладом та складається кошторис витрат.

Наказ про відрядження є підставою для видачі працівнику посвідчення на відрядження встановленої форми. Посвідчення реєструється в спеціальному журналі особою, на яку наказом керів­ника покладено такі обов'язки.

Працівникам, що направляються у відрядження установи зобов'я­зані забезпечити їх коштами (у разі відрядження за кордон — у націо­нальній валюті країни куди відряджається працівник, або у вільно- конвертованій валюті) як аванс на поточні потреби у розмірах згідно з встановленими нормами. Аванс може видаватись готівкою або пере­раховуватись у безготівковій формі на картрахунок.

Термін відрядження встановлює керівник, але не більше 30 днів по Україні та 60 — за кордон.

За кожний день перебування у відрядженні виплачуються добові. Кількість днів перебування у відрядженні визначається за позначка­ми у посвідченні на відрядження.

Позначки про дату вибуття та прибуття при відрядженнях в ме­жах України що їх проставляє посадова особа підприємства, уста­нови чи організації, призначена наказом керівника та скріплюються підписом та печаткою.

При відрядженні за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття та день вибуття визначається за позначками в закор­донному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах.

Відрядженому компенсуються наступні витрати:

1.За кожний день перебування виплачуються добові згідно з граничними нормами встановленими Постановою КМУ № 663 від 23.04.99 року, незалежно від статусу населеного пункту. При цьому кількість днів відрядження для виплати добових визначається з ура­хуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Якщо працівник відряджається на один день або у таку місце­вість, звідки він може повертатись додому, добові відшкодовуються як за повну добу.

Витрати на харчування, що включені до рахунків на оплату вар­тості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються за рахунок добових.

2.Витрати на проїзд:

- витрати на проїзд до місця відрядження та назад (включаючи перевезення багажу), а також за місцем відрядження;

- плата за користування постільними речами в поїзді;

- на повітряному транспорті за квитками 1-го і бізнес-класу.

Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб,

які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету, у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кг багажу понад кількість багажу, вартість пере­везення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовується в кожному випадку з до­зволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.

3. Витрати на наймання житлового приміщення у місці відря­дження за наявності підтвердних документів (в оригіналі) але у роз­мірі не більше 120 грн на добу. У межах цих норм відшкодовуються додаткові послуги що надаються в готелях, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагоджен­ня та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10% норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначе­них у Додатку до Постанови № 663 за всі дні проживання.

Компенсуються витрати на бронювання місць у готелях у розмі­рах не більш як 50% вартості місця за добу.

Для державних службовців та працівників підприємств, уста­нов і організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету встановлені граничні норми добових в доларах США По­становою КМУ № 663 від 23.04.01999 року. Цією ж постановою зат­верджено і граничні суми видатків на найм житла. Так, для України гранична сума видатків на найм житла становить 120 грн.

Забезпечення працівника коштами при відрядженні за межі України здійснюється згідно з установленими нормами відшкоду­вання витрат на відрядження чи в еквіваленті цих сум в іноземній валюті (у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій ва­люті) за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановлених НБУ на день подання в банк розрахунку витрат на відрядження.

Готівкові кошти під звіт видаються працівникові лише за дозволом керівника при умові звітування за попередньо отриманими сумами.

Підзвітна особа в установлені терміни (3 дні по приїзду з від­рядження) повинна надати в бухгалтерію «Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт», до якого додаються виправдні документи: транспортні квитки, квитанції готелів тощо. В бухгалтерії перевіряють правильність вказаних витрачених сум, за­конність витрат, достовірність прикладених документів. Перевірений бухгалтером Звіт затверджується керівником в триденний термін. Залишок невикористаних коштів повертається в касу в тій валюті в якій був виданий аванс.

Невнесена в касу заборгованість працівників по підзвітних сумах за наказом керівника стягується із зарплати. В іноземній валюті така заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі, пере­рахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день пога­шення заборгованості.

При звітуванні за отриманий аванс пізніше ніж 3 банківські дні від­повідно до Наказу ДПА України № 440 від 19.09.2003 року «Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт» стягується штраф в сумі 15% невідзвітованої суми, а якщо під­звітна особа не надала звіт і після 1 числа наступного місяця, то крім того невідзвітована сума оподатковується, як доход цієї особи за став­кою 15%. При неповерненні в установлені строки залишку підзвітної суми в іноземній валюті, з підзвітної особи стягується сума збитку ек­вівалентна потрійній сумі іноземної валюти в перерахунку у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Стягнута сума штрафу перераховується до бюджету. У разі несвоєчасного повер­нення підзвітних сум установа має право видати наказ про їх утриман­ня із зарплати працівника керуючись статтею 127 КЗпП. Узагальнення штрафних санкцій за несвоєчасне звітування приведено в Таблиці 30.

Таблиця 30

Штрафні санкції за несвоєчасне звітування за підзвітними сумами

Вид порушення

Вид відповідальності

Законодавча норма

Залишок підзвітних сум, виданих у національній та іноземній валюті

Повернено з пору­шенням установле­ного строку

Штраф у розмірі 15% від суми несвоєчасно повернених ко­штів (стягнута сума перерахо­вується до бюджету)

Закон «Про пода­ток з доходів фізич­них осіб» № 889 від 22.05.02003 р.

Продовження табл. 30

Не повернено до кінця звітного мі­сяця, на який при­падає граничний 3-денний строк по­дання звіту

1.Штраф у розмірі 15% від суми несвоєчасно повернених коштів (стягнута сума перера­ховується до бюджету)

2.Ця сума обкладається ПДФО із застосуванням ко­ефіцієнта 1,1765 (за 2007 рік)

 

Залишок підзвітних сум, виданих в іноземній валюті

Не повернено в

установлений

строк

Стягується сума збитку, екві­валентна потрійній сумі вка­заної валюти в перерахунку у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення за­боргованості (стягнута сума перераховується до бюджету)

Закон «Про визначен­ня розміру збитків, нанесених підприєм­ству, організації, уста­нові розкраданням, знищенням, (псуван­ням), недостачею або втратою дорогоцінних матеріалів, дорогоцін­ного каміння і валют­них цінностей» № 217 від 06.06.1995 р.

При придбанні установою за готівку матеріальних цінностей, оплати послуг готівка під звіт надається в термін на один день. На наступний день невитрачені кошти необхідно здати в касу, а на про­тязі трьох наступних днів — скласти та надати Звіт про використання коштів про придбані матеріальні цінності чи оплату робіт і послуг, до якого додаються накладні, акти виконаних робіт, касові чеки, по­даткові накладні інші виправдні документи. Звіт здається в бухгал­терію, а матеріальні цінності — до складу для оприбуткування або ж матеріально-відповідальній особі структурного підрозділу. Терміни та порядок звітування за цими операціями аналогічний як і для від­ряджених працівників.

Приклад. На підставі наказу керівника установи працівник на­правляється у відрядження до міста Тернопіль на наукову конферен­цію терміном на 4 дні з 16.06 по 19.06. Перед відрядженням йому ви­даний аванс в сумі 1400 грн.

Звіт працівник подав своєчасно — 20.06 але залишок невитраче- них коштів до кінця місяця в касу не повернув. Борг становить 180 грн. Штраф, що підлягає сплаті цим працівником становить:

1)за неповернення на протязі трьох днів:

180 х 15% = 27 грн.

2) штраф за неповернення станом на 1 число:

180 х 15% х 1,1765 = 31,76 грн.

Загальна сума штрафу 58,76 грн.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

По дебету цього рахунку фіксуються суми, видані під звіт, а по кредиту — списання витрачених підзвітних сум чи внесення їх до каси. Цей рахунок активно-пасивний, а тому залишок визначається по кожній особі, а загальний — розгорнуто: по дебету і кредиту ра­хунку 362.

В балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у скла­ді оборотних активів, а кредитове — у складі зобов'язань установи.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеть­ся по кожній окремій підзвітній особі в меморіальному ордері № 8 («Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами» ф. № 386). В цій відомості перевірені звіти записуються позиційним способом по кожній підзвітній особі, що дає можливість визначити залишок заборгованості по кожній особі та в цілому по установі. Ви­датки відображають за КЕКВ. Окремі меморіальні ордери відкрива­ються по спеціальному і загальному фонду.

В установах з незначною кількістю підзвітних осіб використову­ють картки ф. 292 (книга 292).

Операції по відображенню розрахунків з підзвітними особами ві­дображаються такими кореспонденціями рахунків:

Таблиця 31

Кореспонденції рахунків

Зміст операції

Кореспонденції рахунків

Дт

Кт

Видані кошти з каси у підзвіт

362

301, 302

Затверджено Звіт про використання коштів, нада­них на відрядження

801, 802, 811, 812, 813

362

Повернені невитрачені кошти в касу

301,302

362

Продовження табл. 31

Нараховано і утримано штраф при несвоєчасному звітуванні за отриманий аванс

661

642

Стягнено з зарплати неповернену підзвітну суму в іноземній валюті: сума боргу за курсом на дату утри­мання

Утримана сума штрафу (подвійна сума за офіційним курсом НБУ на дату утримання)

661

372

661

642

Оприбутковані на склад придбані за готівку цінності

22, 23

362

сума ПДВ по придбаних за готівку матеріальних цінностей списується на видатки загального фонду (при придбанні за кошти загального фонду)

801, 802

362

сума ПДВ по придбаних ТМЦ за кошти спеці­ального фонду відноситься на податковий кредит (установа є платником ПДВ)

641

362

сума ПДВ по придбаних ТМЦ за кошти спеціаль­ного фонду списується на видатки установи (уста­нова не є платником ПДВ)

811-813

362

Одним з поширених напрямків видатків за КЕКВ 1140 є прид­бання проїзних квитків. Умови щодо забезпечення працюючих про­їзними квитками повинні бути передбачені в колективному догово­рі. Наказом керівника визначається коло осіб, яким надаватимуться квитки, умови надання маршрутного листа, а також призначається особа, відповідальна за видачу, зберігання та облік проїзних квитків.

Таблиця 32

Кореспонденції рахунків

Зміст запису

Кореспонденція рахунків

Дт

Кт

Придбані проїзні квитки

331

364

Видані підзвітній особі для користування

362

331

Списано на видатки по закінченні терміну користу­вання проїзними квитками на підставі акта на спи­сання

801, 802, 811-813

362