5. Облік розрахунків з підзвітними особами

До основних документів, що регулюють порядок направлення працівників у відрядження та відшкодування понесених ними витрат належать:

• Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон. Затверджена наказом Мінфіну № 59 від 1998 р. в ре­дакції наказу Мінфін № 146 від 10.06.1999;

• «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» (зі змінами). Затверджена Постановою КМУ від 23.04.1999 № 663;

• Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт. Затверджений наказом ДПА України № 440 від 19.09.2003 року.

Підзвітна особа — це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків.

Підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витра­ти, пов'язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно- господарські потреби.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі:

-господарські витрати;

-службові відрядження і наукові експедиції;

-на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні 3-х робочих днів.

Видатки, пов'язані з відрядженням працівників бюджетних уста­нов, передбачається у кошторисі за КЕКВ 1140 «Видатки на відряд­ження». До цієї категорії належать видатки на оплату проїзду, добо­вих та видатків на проживання під час службових відряджень, оплату підйомних, відряджень на курси і у навчальні заклади, на сесії, се­мінари, наради і конференції, тобто, всі видатки на відрядження, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках передбачених законодавством.

За цим кодом обліковуються видатки на придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами.

Сюди ж відносяться надбавки до заробітної плати, що виплачу­ються у передбачених рішеннями уряду випадках окремим категорі­ям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добо­вих, квартирних).

До цього ж коду відносять видатки на відрядження працівників бюджетних установ на сесії, наради, з'їзди наукового характеру, а та­кож різного роду поїздки з науковою метою, відрядження викладачів, проїзд на виробничу практику студентів, учнів.

За цим же кодом оплачують відрядження учнів, студентів, трене­рів, інших учасників на учбово-тренувальні збори, змагання, олімпіа­ди тощо; оплату проїзду та добових при звільненні службовців стро­кової служби.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий ха­рактер, тобто здійснюються в межах і за рахунок коштів передбачених кошторисом по загальному та спеціальному фонду. Включаються до видатків лише при наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого на­селеного пункту для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.

Не вважається відрядженням службові поїздки працівників, по­стійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний характер. Перелік таких посад і робіт передбачається в колективному договорі.

За час перебування у відрядженні за працівником зберігається середня заробітна плата з розрахунку за два попередні місяці (відпо­відно до Порядку № 100).

За період тимчасової непрацездатності відрядженого на загаль­них підставах оплачується лікарняний листок. Дні хвороби не вклю­чаються до строку відрядження.

Направлення працівника у відрядження по Україні або за кор­дон оформляється наказом (розпорядженням) керівника установи, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість від­рядження. Для закордонного відрядження в наказі передбачаються умови перебування працівника за кордоном. Якщо поїздка за запро­шенням, то надається копія останнього з перекладом та складається кошторис витрат.

Наказ про відрядження є підставою для видачі працівнику посвідчення на відрядження встановленої форми. Посвідчення реєструється в спеціальному журналі особою, на яку наказом керів­ника покладено такі обов'язки.

Працівникам, що направляються у відрядження установи зобов'я­зані забезпечити їх коштами (у разі відрядження за кордон — у націо­нальній валюті країни куди відряджається працівник, або у вільно- конвертованій валюті) як аванс на поточні потреби у розмірах згідно з встановленими нормами. Аванс може видаватись готівкою або пере­раховуватись у безготівковій формі на картрахунок.

Термін відрядження встановлює керівник, але не більше 30 днів по Україні та 60 — за кордон.

За кожний день перебування у відрядженні виплачуються добові. Кількість днів перебування у відрядженні визначається за позначка­ми у посвідченні на відрядження.

Позначки про дату вибуття та прибуття при відрядженнях в ме­жах України що їх проставляє посадова особа підприємства, уста­нови чи організації, призначена наказом керівника та скріплюються підписом та печаткою.

При відрядженні за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття та день вибуття визначається за позначками в закор­донному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах.

Відрядженому компенсуються наступні витрати:

1.За кожний день перебування виплачуються добові згідно з граничними нормами встановленими Постановою КМУ № 663 від 23.04.99 року, незалежно від статусу населеного пункту. При цьому кількість днів відрядження для виплати добових визначається з ура­хуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Якщо працівник відряджається на один день або у таку мі