3. Облік чисельності працівників та використання робочого часу

Чисельність працівників, що можуть бути прийняті на роботу ви­значається штатним розписом.

Штатний розпис — це документ, в якому приводиться перелік і кількість посад, їх посадові оклади, надбавки та доплати. Він затверд­жується вищим розпорядником одночасно з кошторисом установи і є основою для формування річного фонду оплати праці, що зазначений в кошторисі.

Фактична чисельність працівників установи не може перевищу­вати тієї, що затверджена штатним розписом.

Типова форма штатного розпису затверджується Міністерством фінансів України.

Штатний розпис формується на підставі: структури бюджетної установи, Типових штатів та штатних нормативів, положень з оплати праці, Класифікатора професій ДК 003-95, Умов оплати праці та ін­ших нормативно-правових актів.

Професійні назви робіт та посад, включених до штатного розпи­су мають відповідати назвам, визначеним Класифікатором професій. Відповідно до них виносяться записи в трудову книжку.

До штатного розпису включаються також посади структурних підрозділів, що утримуються за рахунок власних надходжень.

В штатному розписі передбачається розрахунок місячного та річ­ного фонду заробітної плати згідно посадових окладів, встановлених доплат та надбавок, що визначені тарифікаційними списками.

Тарифікаційний список є основним документом для складання штатного розпису та прикладається до нього. Тарифікаційний список складає тарифікаційна комісія, що очолюється керівником установи. В тарифікаційному списку вказуються всі працівники, їх посадові оклади, надбавки та доплати відповідно до законодавства.

Зміни до штатного розпису на протязі року вносяться в такому ж порядку як і затвердження штатних розписів.

Загальна чисельність працівників, що прийняті на роботу відпо­відно до штатного розпису називається обліковою чисельністю або штатним складом.

Для виконання окремих робіт (ремонтних, навчальних та інше) на короткий час можуть залучатись особи, що не працюють в устано­ві. З ними укладається трудова угода. Такі працівники відносяться до нештатних.

В бюджетних установах при прийнятті на роботу з праців­ником укладається трудовий договір або трудовий контракт. На окремі посади приймаються особи за конкурсом, наприклад, для вищих навчальних закладів це посади професорсько-викладацько­го складу.

Трудовий договір — це угода між працівником і власником (або уповноваженим органом, особою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цим договором, дотримуватись внутрішнього розпорядку, а власник чи уповноважена ним осо­ба зобов'язується виплачувати працівнику зарплату та забезпечити умови, необхідні для виконання роботи.

Контракт — це різновид трудового договору. Контракт уклада­ється на певний термін і застосовується для працівників, які прийма­ються на роботу на визначений термін або на час виконання певної роботи. У контракті вказуються обсяги роботи, вимоги до її якості і строків виконання, термін дії контракту, права, обов'язки, відпові­дальність сторін, умови оплати і організації праці, підстави припи­нення контракту та інші умови.

Категорії працівників, з якими може укладатись контракт при прийнятті на роботу визначена законами «Про освіту», «Про адвока­туру», «Про товарну біржу» а також за іншими.

Укладання трудового договору чи контракту оформляється нака­зом про зарахування працівника на роботу.

Прийом на роботу, переміщення, надання відпустки, звільнення з роботи оформляється наказами керівника. На підставі цих наказів у відділі кадрів ведуть записи в трудові книжки та в особових картках працівників.

Оперативний облік руху персоналу повинен забезпечити своє­часне комплектування всіх підрозділів, а також дотримання штатної дисципліни.

Оперативний облік чисельності персоналу веде відділ кадрів на бланках типових форм затверджених наказом Мінстатистики № 489 від5 грудня 2008 року. «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці»:

•П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;

•П-2 «Особова картка працівника»;

•П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;

•П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового дого­вору (контракту).

Наказ про прийом на роботу застосовується для обліку прийня­тих на роботу працівників, заповнюється в відділі кадрів. Проект наказу (розпорядження) про прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад візується у відповідній службі установи для під­твердження вакантної посади і окладу, що встановлюється за штат­ним розписом.

Підписаний керівником установи наказ оголошується працівни­ку під розписку.

На підставі підписаного наказу про прийом на роботу в відділі кадрів заповнюється «Особова картка» (форма П-2) та здійснюють­ся записи в трудову книжку. В бухгалтерії для обліку розрахунків з оплати праці та інших виплат відкривають особовий рахунок чи ана­логічний йому документ.

Наказ про переведення на іншу роботу (П-1) використовуєть­ся для оформлення переводу працівника в інший цех чи підрозділ. Заповнюється працівником відділу кадрів в двох примірниках: один для відділу кадрів, а другий передається в бухгалтерію. Цей наказ ві­зує начальник відділу (цеху) попереднього і нового місця та підписує керівник установи. На зворотній стороні цієї форми робляться від­мітки про нездані майново-матеріальні та інші цінності, що рахують­ся за працівником на попередньому місці роботи.

Наказ про надання відпустки (П-3) застосовується для оформ­лення щорічної чи інших видів відпусток. Заповнюється в двох при­мірниках: один для обліку в відділі кадрів, а інший — в бухгалтерію для нарахування відпускних. Наказ підписується керівником підроз­ділу та керівником установи.

Наказ про припинення трудового договору (контракту) (фор­ма П-4) застосовується при звільненні працівників, заповнюється на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищестоящим органом. Один примірник наказу залишається в відділі кадрів, а дру­гий передається в бухгалтерію. На підставі даного наказу в бухгалте­рії здійснюють розрахунок з працівником при звільненні.

При звільненні за особистим бажанням працівник оформляє за­яву на лицьовій стороні форми.

Робочий тиждень — це встановлена законом кількість робочих годин протягом календарного тижня. На сьогодні він встановлений у таких обсягах: 40 годин — при нормальній тривалості робочого тиж­ня; 38,5, 36 тощо годин — при скороченій тривалості робочого тижня.

Робочий день — це встановлене число робочих годин за добу, не­залежно від того, на який час вони припадають — день чи ніч.

Робоча зміна — це тривалість робочого часу працівника на добу відповідно до графіка роботи. Наприклад, робочий день чергової уч­бового корпусу чи гуртожитку може бути 7 годин, але за графіком робоча зміна цих працівників може тривати 12 або 24 години. Робота по 12 чи 24 години залежить від фізіологічних можливостей людини та її потреби у відпочинку, тому зміни такої тривалості вводять після вивчення умов і характеру праці, а також за згодою профспілкового комітету у колективному договорі.

Норма робочого часу для окремих галузей та категорій працівни­ків встановлюється нормативними актами. Так для працівників охо­рони здоров'я встановлені наступні норми робочого часу:

- 38,5 годин на тиждень для лікарів та фахівців з базовою та непо­вною вищою медичною освітою (середній медичний персонал),

медичних реєстраторів, дезінфекторів, за винятком тих, що пра­цюють в шкідливих умовах, що працюють в лікарнях, профілак­торіях, клініках, лабораторіях тощо;

- 33 години на тиждень для лікарів зайнятих виключно амбула­торним прийомом хворих;

- 40 годин на тиждень для керівників, провізорів, молодших ме­дичних сестер тощо.

Норма робочого часу на обліковий період, як правило, місяць, планується в Графіках роботи. Вони призначені для планування ро­боти окремих працівників, що задіяні на роботі в нічний час, чергу­ванні тощо.

Графіки складаються за структурними підрозділами або за кож­ною посадою окремо, незалежно від того, хто обіймає цю посаду: лікар-терапевт, медсестра, санітарка, пост палатних медсестер стаці­онару, чергова тощо.

Форми графіків складаються довільної форми і в них зазнача­ється час початку і закінчення роботи за кожний конкретний день. Загальна кількість годин роботи у графіку за основною посадою має відповідати нормі робочого часу працівника у цьому місяці. Графіки складають на місяць, затверджуються керівником установи, узгоджу­ються з профкомом та доводяться до відома працівників не пізніше ніж за місяць до введення їх в дію. Фактично відпрацьований час цими працівниками враховується в Табелі відпрацьованого робочого часу окремо за основною роботою та за сумісництвом у нічний час та у святкові дні.

При цьому планувати кількість годин вище чи нижче норми не допускається.

Відповідно до КЗпП понаднормова робота допускається тільки у виняткових випадках і з дозволу профспілкового комітету. При цьому вона не може перевищувати для кожного працівника 4 години протягом 2 днів і 120 годин на рік.

Перерва на відпочинок та приймання їжі, тривалість якої не біль­ше 2 годин регулюється правилами внутрішнього розпорядку уста­нови.

Якщо за характером роботи працівник не може скористатися ним (наприклад, лікарі), то їм виділяється час для приймання їжі, який включається до робочого часу та оплачується.

Для окремих установ чи окремих працівників (наприклад, закла­ди охорона здоров'я), встановлений помісячний облік робочого часу з наданням вихідних у будь-який день тижня. При такому обліку переробка в окремі дні місяця може компенсуватися недоробкою в інші дні того ж місяця. А кількість вихідних днів за Графіком повинна бути не меншою від числа календарних вихідних.

В бюджетних установах матеріальні цінності, як правило не ство­рюються, а робочий час витрачається на задоволення потреб членів суспільства в різних послугах. При цьому обсяг виконаної роботи ви­значити досить проблематично, а тому є важливим облік відпрацьо­ваного часу, який забезпечується табельним обліком. Він дає інфор­мацію про відпрацьований час, час залишення роботи, своєчасність виходу на роботу, невиходи на роботу з різних причин.

Для бухгалтерського обліку витрат праці використовуються ти­пові форми перинних документів, затверджені Наказом Мінстатис- тики України № 489. До первинних документів з обліку використа­ного часу відноситься

П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Він є осно­вним документом для обліку відпрацьованого часу. Табель склада­ється (готується) за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць. Записи в табель здійснюються на підставі належно оформлених документів по обліку особливого складу: наказу (записок) про прийом, переведення, звільнення тощо. Складається в одному примірнику уповноваженою на те особою, а в кінці місяця підписується відповідальною особою та керівником від­ділу і подається в бухгалтерію для нарахування оплати праці та ана­лізу використання робочого часу.

Табель відкривається на місяць. В нього записують прізвище, ім'я та по-батькові працівників відділу за даними табеля минулого міся­ця. Нових працівників підрозділів установи та вилучати звільнених працівників здійснюють на підставі наказу про прийняття на робо­ту нового працівника чи звільнення. В табелі відмічають всі явки та неявки на роботу, які зазначаються умовними шифрами — буквами, перелік та зміст яких приведено на титульній стороні табеля.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному пра­цюючому присвоюється табельний номер, який наводиться у всіх документах по обліку праці та її оплати. У випадку звільнення (або переводу) працівника в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому та повинен залишатися віль­ним не менше трьох років.

Табель являє собою іменний список працівників цеху (відділу), дільниці тощо, та ведеться окремо по категоріях, а в межах катего­рії працюючих — в порядку табельних номерів або алфавітному по­рядку.

В бюджетних установах є працівники, що займаються ремонт­ними роботами або ж такими, обсяг яких можна виміряти і оплата праці залежить від обсягу виконаних робіт. Це зокрема слюсарі по ремонту, працівники молочних кухонь, зубопротезних відділень. Для них основним документом по нарахуванню заробітної плати є Наряд на відрядну роботу (ф. П-10). Він виписується на працівника чи на бригаду на одну зміну чи на більш тривалий період залежно від ха­рактеру роботи.

Зарплата водіям службових автомашин нараховується на підста­ві «Табеля обліку відпрацьованого часу».

Відпустки оплачуються на підставі наказу керівника або ж затверд­женого ним Списку про надання відпусток працівникам установи.

Допомога по тимчасовій втраті працездатності нараховується на підставі належне оформленого лікарняного листка, що надається державною лікарняною установою.