13. Облік розрахунків з підзвітними особами (нормативно-законодавче регулювання документальне оформлення, аналітичний і синтетичний облік)

Субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» призначений для відображення операцій, пов'язаних із наданням готівки фізичним особам даного підприємства для виконання завдань під час відрядження, а також із видачею грошей на господарські потреби або закупівлю дрібним оптом матеріальних цінностей.

Порядок видачі коштів під звіт і звітування за їх використання регламентується Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59, та змінами до неї від 10.06.1999 р. № 146.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом керівника підприємства на строк до 30-ти календарних днів у межах України та 60-ти — за кордоном.

Витрати на відрядження відшкодовуються на основі авансового звіту, який повинна скласти особа, повернувшись із відрядження, у такі строки:

протягом 3-х робочих днів при відрядженні;

протягом 10-ти робочих днів при видачі грошей на закупівлю сільгосппродукції та вторинної сировини (крім металобрухту);

на наступний день при видачі грошей на господарські потреби.

Розмір добових у межах України складає 30 грн.

У випадках харчування в готелях і включення його в оплату за проживання добові оплачуються в пониженому розмірі від норми:

при одноразовому харчуванні — 80 % (20,0 грн.);

при дворазовому — 60 % (15,0 грн.);

при триразовому — 40 % (10,0 грн.).

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 в розрізі фізичних осіб, яким видано гроші під звіт. Дебетове сальдо показує суму заборгованості, за якою не подано в бухгалтерію авансового звіту або не внесено невикористаної суми в касу підприємства.

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами ведеться у відомості 3.2, з якої загальна сума переноситься як кредитовий оборот рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами» у журнал 3.

Записи у відомості 3.2 відображаються на підставі звітів касира (дебет субрахунку 372) та авансових звітів (кредит 372). Сальдо на кінець місяця виводиться за алгоритмом — сальдо на початок дебетове плюс оборот дебетовий мінус оборот кредитовий, у випадку, якщо сальдо буде дебетовим, або сальдо на початок кредитове плюс кредитовий оборот мінус дебетовий оборот. Сальдо за субрахунком 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим, тому в балансі його треба відображати окремо в активі (дебетове) і пасиві (кредитове).

Синтетичний облік розрахунків із підзвітними особами ведуть у журналі 3.