2.1. Загальні питання організації бухгалтерського обліку малих підприємств

Організація обліку на малому підприємстві, як і на будь якому іншому, вимагає налагодження чіткої системи бухгалтерського обліку, контролю і звітності. Проте малі форми господарювання обумовлюють і ряд специфічних особливостей у застосуванні методів та прийомів бухгалтерського обліку.

Як відомо, починаючи з 01.01.2000 р. всім підприємствам, незалежно від їх організаційно-правової форми і форми власності, у тому числі і малим, необхідно вести бухгалтерський облік і складати фінансову звітність згідно Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» № 996-XIV від 16.07.99 р. (далі — Закон № 996). Цей Закон визначає правові принципи регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності в Україні.

Отже, з 2000 року суб'єкти малого підприємництва ведуть бухгалтерський (фінансовий) облік відповідно до вимог Закону № 996 в такому обсязі і аналітиці, які будуть достатні для складання фінансової звітності.

Під бухгалтерським обліком відповідно до ст. 1 Закону № 996 розуміють процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання і передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для ухвалення рішень.

Бухгалтерський облік є основним і обов'язковим видом обліку на підприємстві. Вся фінансова, податкова, статистична і інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку. Метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам для ухвалення рішень повної, правдивої і неупередженої інформації про фінансове положення, результати діяльності і рух грошових коштів підприємства.

Бухгалтерський облік на підприємствах повинен вестися з дотриманням наступних правил (принципів) бухгалтерського обліку:

обачність — застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов'язань і витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства. Цей принцип заснований на практиці західних країн, де звітність надається насамперед не податковим або іншим контролюючим органам, а інвесторам, акціонерам, кредиторам, яким потрібна інформація про реальне фінансове становище підприємства;

повне висвітлення — фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні і потенційні наслідки господарських операцій і подій, здатних вплинути на рішення, які приймаються на її підставі;

автономність — кожне підприємство розглядається як юридична особа, відособлена від його власників, у зв'язку з чим особисте майно і зобов'язання власників не повинні відображатися у фінансовій звітності підприємства;

послідовність — постійне (з року в рік) застосування підприємством вибраної облікової політики. Зміна облікової політики можлива тільки у випадках, передбачених національними П(С)БО, і має бути обґрунтована і розкрита у фінансовій звітності. Надання користувачам інформації про політику бухгалтерського обліку, яку підприємство зобов'язане використовувати постійно при складанні фінансових звітів, про будь-які зміни в цій політиці і їх вплив на показники фінансових звітів є важливою вимогою принципу послідовності;

безперервність — оцінка активів і зобов'язань підприємства повинна здійснюватися виходячи з припущення, що його діяльність продовжуватиметься надалі. Це означає, що господарська одиниця є такою, що постійно діє і продовжуватиме свою звичайну діяльність і далі. І якщо передбачається ліквідовувати підприємство, то його активи слід оцінити з урахуванням цієї обставини;

нарахування і відповідність доходів і витрат — для визначення фінансового результату звітного періоду необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, які були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності у момент їх виникнення незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів;

превалювання суті над формою — операції враховуються відповідно до їх суті, а не тільки виходячи з юридичної форми. Так, відповідно до цього принципу господарська операція повинна відображатися в бухгалтерському обліку відповідно до її змісту, а не тільки виходячи з юридичної форми;

історична (фактична) собівартість — це сума грошових коштів та їх еквівалентів і інших форм компенсації, наданих на момент отримання активу;

єдиний грошовий вимірник — вимірювання і узагальнення всіх господарських операцій підприємства в його фінансовій звітності здійснюються в єдиній грошовій одиниці. При цьому, відповідно до ст. 5 Закону № 996 підприємства ведуть бухгалтерський облік і складають фінансову звітність в грошовій одиниці України — гривні;

періодичність — можливість розподілу діяльності підприємства на певні періоди часу з метою складання фінансової звітності. Іншими словами, підприємство надає звітність в певні періоди часу.

У бухгалтерському обліку відображається. господарська діяльність, яка, у свою чергу, складається з окремих господарських операцій, дії, що є, або події, що викликають зміни в структурі активів і зобов'язань, власному капіталі підприємства. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Первинні документи мають бути складені у момент здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю і впорядкування обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні і зведені облікові документи можуть бути складені як на паперових, так і на машинних носіях. При цьому у відповідності з п. 2 ст. 9 Закону № 996 вони повинні мати наступні обов'язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату і місце складання;

назву підприємства, від імені якого складений документ;

зміст і обсяг господарської операції;

одиницю вимірювання господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь в здійсненні господарської операції.

Бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства і до його ліквідації.

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві відносяться до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства і засновницьких документів.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах, зберігання оброблених документів, регістрів і звітності в перебігу встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства і засновницьких документів. Відповідальність за бухгалтерський облік господарських операцій, пов'язаних з ліквідацією підприємства, включаючи оцінку майна і зобов'язань підприємства, а також складання ліквідаційного балансу і фінансової звітності, покладається на створену відповідно до законодавства ліквідаційну комісію.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку мале підприємство самостійно вибирає форми його організації:

введення в штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби, як самостійного структурного підрозділу, на чолі з головним бухгалтером;

користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;

самостійне ведення бухгалтерського обліку i складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.

Керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма службами і працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення і надання до обліку первинних документів.

У свою чергу головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства:

забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку, складання і надання у встановлені терміни фінансової звітності;

організовує контроль за віддзеркаленням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з недостачею і відшкодуванням втрат від недостачі, розкрадання і псування активів підприємства;

забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у відділеннях і інших відособлених підрозділах малого підприємства.

Таким чином, саме від професіоналізму керівника бухгалтерської служби (бухгалтера) залежить якість організації збору і обробки облікової інформації, складання і подання фінансової звітності.