2.2. Бухгалтерський облік господарських операцій суб'єктів малого бізнесу 2.2.1. Облік грошових коштів і грошових документів : Облік та оподаткування підприємств малого бізнесу : B-ko.com : Книги для студентів

2.2. Бухгалтерський облік господарських операцій суб'єктів малого бізнесу 2.2.1. Облік грошових коштів і грошових документів

Всі підприємства, що мають поточні рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. Проте для здійснення господарської діяльності (для виплати заробітної плати і витрат на відрядження, для придбання товарів і канцтоварів і т. ін.) їм необхідна певна кількість готівкових грошових коштів.

Розглянемо особливості бухгалтерського обліку готівкових і безготівкових грошових коштів малого підприємства.

Готівкові кошти

Основним нормативним документом, що регламентує організацію ведення касових операцій, є Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене ухвалою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).

У Положенні № 637 термін «готівкові розрахунки» вживається в наступному значенні: це платежі готівковими коштами підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, безпосередньо не пов'язаними з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

Виходячи з даного визначення, «готівкові розрахунки» передбачають не тільки розрахунки за реалізовану продукцію і т. ін., а і будь-які інші надходження готівки до каси підприємства та виплати, зокрема, позареалізаційні надходження і виплати.

Згідно Положенню № 637 підприємства мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами як в готівковій, так і в безготівковій формах.

Розрахунки готівковими коштами підприємства між собою і з громадянами можуть здійснюватися як за рахунок коштів, отриманих з кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг) та інших касових надходжень. Причому, згідно ухвалі Правління Національного банку України від 09.02.2005 р. № 32 сума платежу готівкою одного підприємства іншому підприємству (індивідуальному підприємцеві) не повинна перевищувати 10 тис. грн протягом одного дня поодинці або за декількома платіжними документами.

Вказані обмеження стосуються також готівкових розрахунків підприємств на оплату за товари, придбані для виробничих (господарських) потреб за рахунок коштів, отриманих за корпоративними картками.

При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежується. Платежі підприємства понад встановлену суму згідно п. 2.3 Положення № 637 повинні здійснюватися тільки у безготівковому порядку.

З касиром малого підприємства повинен бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Однак на практиці нерідко у випадках, коли функції касира одночасно виконує бухгалтер, цим нехтують, що є неприпустимим. Наявність готівки, її надходження і вибуття, фіксується у касовій книзі, записи до якої необхідно проводити щоденно. Поряд з касовою книгою може застосуватись також розрахункова книжка, якщо на малому підприємстві здійснюються розрахунки готівкою за реалізовану продукцію, роботи і послуги і коли використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО) не передбачене. Однак розрахункова книжка не може замінювати касову книгу.

На малому підприємстві ведуть одну касову книгу, яка в будь- якому випадку має бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною печаткою, або з використанням клею і паперу із відбитком печатки. Після одержання або видачі грошей касир записує операцію у касову книгу під копіювальний папір, а після підрахунку підсумку, відривний аркуш касової книги, який є копією записів в ній та виконує функцію звіту касира, передає у бухгалтерію.

Якщо на підприємстві є іноземна валюта, її наявність та рух обліковують в окремій касовій книзі. Прибуткові і видаткові касові ордери виписують на суми в іноземній валюті, як у номінальній вартості валюти, так i у грошовій одиниці України — гривнях, за курсом, що діє на дату їх складання.

Надходження готівки оформляють прибутковими касовими ордерами. Про приймання готівки видають квитанцію (відривну частину прибуткового касового ордеру) за підписами бухгалтера і касира малого підприємства, її завірять печаткою (штампом).

Видачу готівки проводять за видатковими касовими ордерами або платіжними відомостями, які підписані бухгалтером і керівником малого підприємства (або уповноваженими ними особами). Якщо на рахунках, заявах тощо вже є дозвіл керівника про їх оплату, на видатковому касовому ордері він не обов'язковий.

Прибуткові і видаткові касові ордери при їх виписуванні повинні бути зареєстровані у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.

На малих підприємствах, де є комп'ютер, при умові забезпечення повного зберігання касових документів, касову книгу можна вести з його застосуванням. В цьому випадку отримують одночасно машинограми «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які по суті є ідентичними і повністю відповідають змісту касової книги, включаючи нумерацію, яка має здійснюватися автоматично з початку року. Загальна кількість аркушів машинограм друкується як за місяць, так і за рік. Машинограма «Звіт касира» щодня передається разом з первинними документами бухгалтеру малого підприємства під розписку.

Надлімітні суми готівки у касі, призначеної для виплати заробітної плати, премій, допомоги малі підприємства можуть зберігати протягом 3 днів. Після цього не видані суми необхідно внести до банку на поточний рахунок. Під звіт нові суми можна видавати лише за умови повного погашення підзвітною особою попереднього авансу.

Готівка на малому підприємстві повинна зберігатись у сейфі (металевій шафі), який замикається в кінці дня касиром, і опечатується його сургучною печаткою. Ці ключі і печатка зберігаються у касира. Дублікати ключів в опечатаному касиром пакеті зберігаються у керівника малого підприємства. Раз у квартал комісією проводиться перевірка їх зберігання.

Кошти на рахунках у банках

Для збереження грошових коштів і здійснення розрахунків установи банку відкривають всім підприємствам незалежно від форми власності поточні, депозитні рахунки у національній та іноземній валюті згідно з Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затвердженою Постановою НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

Під безготівковими розрахунками відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженій ухвалою Правління Національного банку України від 21.01.2004 р. № 22, із змінами і доповненнями (далі — Інструкція № 22), розуміють перерахування певної суми коштів з банківських рахунків платників на рахунки одержувачів коштів, а також перерахування банками за дорученням підприємств і фізичних осіб коштів, внесених ними готівкою в касу банку, на рахунки одержувачів коштів. Ці розрахунки проводяться банком на підставі розрахункових документів на паперових носіях або в електронному вигляді при застосуванні форми розрахунків «клієнт-банк».

Інструкція № 22 встановлює загальні правила, форми і стандарти розрахунків юридичних та фізичних осіб у грошовій одиниці України, здійснювані за участю банків. Вимоги даного документу розповсюджуються на всіх учасників безготівкових розрахунків.

Мале підприємство для відкриття рахунка подає в банк заяву встановленої форми, до якої додає копію свідоцтва про реєстрацію його як платника податків у відповідній територіальній податковій інспекції, картку зі зразками підписів керівника підприємства та головного бухгалтера і відбитком печатки, завірену нотаріусом. На підставі цих документів малому підприємству встановлюється номер рахунка, який складається з чотирнадцяти знаків, в тому числі 1-4 цифри означають номер банківського балансового рахунка, 5 контрольний ключ, а решта 9 призначенні для характеристики змісту аналітичного рахунка.

Зарахування готівки на банківський рахунок проводиться на підставі оголошення про її внесення, відривна частина якого є квитанцією банку про підтвердження цієї операції. Видача готівки проводиться на підставі грошового чеку, три останні цифри номера якого заносяться до виписки банку. Безготівкові операції здійснюються платіжними дорученнями, платіжними вимогами-доручен- нями, платіжними вимогами. Кожна операція за цим рахунком у хронологічному порядку відображається у виписці банку.

Виписка банку, яка є копією записів банку на рахунку малого підприємства, видається йому разом із первинними документами, що засвідчують здійснені операції з надходження і витрачання коштів. На основі виписок банку проводять записи операцій за дебетом і кредитом цього рахунка у Журналі обліку господарських операцій та Відомості 1-м обліку готівки і грошових документів у відповідній кореспонденції рахунків.

Кошти малого підприємства в іноземній валюті обліковують в перерахунку на гривні за курсом Національного банку України. Кожного місяця здійснюється перерахунок залишку коштів за цим рахунком у відповідності зі зміною курсу валюти. Причому ведеться облік позитивних або негативних курсових різниць, відповідно як операційних доходів або витрат. Якщо ж за рахунок валютних коштів здійснювалась виплата, то перерахунок у гривні за курсом здійснюється на дату оформлення документів: платіжних доручень, грошових чеків. Запис сум у первинних документах проводять в іноземній валюті. При опрацюванні первинних документів з метою запису даних у аналітичні реєстри знаменником зазначають суми в перерахунку на гривні.

Валюту за дорученням підприємства купує уповноважений банк за вільним договірним курсом. Крім вартості валюти, підприємство оплачує комісійну винагороду банку і встановлений діючим законодавством розмір відсотків збору до Пенсійного фонду від суми, витраченої на придбання валюти. Перерахування коштів на придбання валюти, сплату збору до Пенсійного фонду здійснюють за платіжними дорученнями. Витрати на комісійну винагороду та збір до Пенсійного фонду включають до валових витрат малого підприємства.

Синтетичний облік грошових коштів. Інструкцією № 291 для обліку грошових коштів у касі підприємства передбачений рахунок 30 «Каса», який має наступні субрахунки:

«Каса в національній валюті»;

«Каса в іноземній валюті».

Якщо на підприємстві є не одна каса (наприклад, окрім каси підприємства — каса в торгових підрозділах), до субрахунків 301 і 302 можуть відкриватися субрахунки для обліку готівкових грошових коштів в операційній касі, наприклад:

301/1 «Операційна каса в національній валюті» і 302/1 «Операційна каса в іноземній валюті»

і субрахунки для обліку грошових коштів в касі підприємства, наприклад:

301/2 «Каса підприємства в національній валюті» і 302/2 «Каса підприємства в іноземній валюті».

Дані субрахунки використовуються для обліку виданих з основної каси в операційні каси коштів, а також для обліку касових надходжень (зокрема виторгу) в основну касу з операційних.

За дебетом рахунка 30 «Каса» відображається надходження коштів в касу підприємства (операційну касу), за кредитом — виплата коштів з каси підприємства (операційної каси).

Для обліку наявності і руху грошових коштів, які знаходяться на рахунках у банку і які можуть бути використані для поточних операцій, призначений рахунок 31 «Рахунки в банках», що має такі субрахунки:

«Поточні рахункив національній валюті»;

«Поточні рахункив іноземній валюті»;

«Інші рахункив банку в національній валюті»;

«Інші рахункив банку в іноземній валюті».

Субрахунки 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті» і 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті» призначені для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів в іноземній валюті.

За дебетом рахунку 31 «Рахунки в банках» відображається надходження грошових коштів, за кредитом — їх використання.

Для відображення інформації про наявність і рух грошових документів (у національній і іноземній валютах), що знаходяться в касі підприємства (поштових марок, сплачених проїзних документів, путівок в санаторії, пансіонати, у дома відпочинку і т. п.), і про кошти в дорозі, тобто грошових сумах, внесених до кас банків або поштових відділень для подальшого їх зарахування на банківські та інші рахунки підприємства, використовується рахунок 33 «Інші кошти». До цього рахунку відкриваються наступні субрахунки:

«Грошові документи в національній валюті»;

«Грошові документи в іноземній валюті»;

«Грошові кошти в дорозі в національній валюті»;

«Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті».

За дебетом рахунку 33 «Інші кошти» відображається надходження грошових документів в касу підприємства і коштів у дорозі, за кредитом — вибуття грошових документів і списання коштів у дорозі після їх зарахування на відповідні рахунки.

Аналітичний облік грошових документів проводиться за їх видами.

Наведемо найбільш поширену кореспонденцію рахунків для відображення в регістрах бухгалтерського обліку окремих господарських операцій малого підприємства з грошовими коштами і грошовими документами з використанням загального Плану рахунків бухгалтерського обліку (табл. 2.1). Нагадаємо, що в світлі національних стандартів при використанні спрощеної системи обліку рахунки класу 9 малими підприємствами не ведуться.КОРЕСПОНДЕНЦІЮ РАХУНКІВ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ З ГРОШОВИМИ КОШТАМИ І ГРОШОВИМИ ДОКУМЕНТАМИ З ВИКОРИСТАННЯМ ЗАГАЛЬНОГО ПЛАНУ РАХУНКІВ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Таблиця 2.1

з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

дебет

кредит

1

2

3

4

Надходження грошових коштів до каси і на рахунки в банках

1

Отримання з банку до каси підприємства (організації) готівкових грошових коштів:

ЗО

31

— в національній валюті

301

311

313

— в іноземній валюті

302

312,314

2

Отримана оплата за путівки від працівників підприємства (організації):

— до каси підприємства

30

377 (685)

— на рахунки в банках

31

3

Отримана оплата (передоплата) від покупців (замовників) за реалізовану їм продукцію, товари, інші ТМЦ, роботи, послуги:

— до каси підприємства

30

36 (681), 377 (685)

— на рахунки в банках

31

4

Відображено повернення до каси підприємства (організації) підзвітними особами невикористаних грошових коштів:

— в національній валюті

301

372

— в іноземній валюті

302

5

Відображено відшкодування винною особою збитків від розкрадання, недостач TML

 

— до каси підприємства

301

375

— на рахунки в банках

31

6

Відображено погашення працівником заборгованості за товари, продані йому в кредит; за адміністративні штрафи; повернення позики і т. п.:

— до каси підприємства

301

377

— на рахунки в банках

31

7

Відображений внесок засновників до статутного капіталу:

— до каси підприємства

30

46

— на рахунки в банках

31

8

Відображено отримання грошових коштів на цільове фінансування:

— до каси підприємства

30

48

— на рахунки в банках

31

9

Відображено оприбутковування надлишку готівкових грошових коштів, виявлених при інвентаризації:

— в національній валюті

301

719

— в іноземній валюті

302

10

Відображена здача виторгу від торгових підрозділів, інших структурних підрозділів (ящиків РРО) до каси підприємства (організації)

301/2

301 /1

11

Відображено отримання грошових коштів від покупців (замовників) для погашення раніше отриманого короткострокового (довгострокового)векселя:

— до каси підприємства

30

34 (182)

— на рахунки в банках

31

Продовження табл. 2.1

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

з/п

дебет

кредит

1

2

3

4

12

Відображено отримання довгострокових (короткострокових) позикових грошових коштів:

 

— до каси підприємства

ЗО

50 (60)

 

— на рахунки в банках

31

 

13

Відображено отримання грошових коштів, що є іншими довгостроковими зобов'язаннями (наприклад, поворотна фінансова допомога):

 

— до каси підприємства

зо

55

 

— на рахунки в банках

31

 

14

Отримана виручка до каси підприємства (на рахунки в банках) від реалізації:

 

— готовій продукції

ЗО (31)

701

 

— товарів

 

702

 

— робіт, послуг

 

703

 

— інших оборотних активів (виробничих запасів, МШП і т.п.)

 

712

 

— послуг з оренди (окрім фінансової оренди), якщо така діяльність не є для підприємства основним видом діяльності

 

713

15

Відображений дохід від курсових різниць по валюті, що знаходиться:

 

— у касі підприємства

302

714

 

— на рахунках в банках

312

 

 

 

314

 

16

Отримані фінансові доходи (наприклад, дивіденди, відсотки і т. п.):

 

— до каси підприємства

30

373

 

— на рахунки в банках

31

 

17

Отримано відшкодування збитків від надзвичайних подій, включаючи відшкодування витрат на попередження втрат від надзвичайних подій:

 

— до каси підприємства

30

75

 

— на рахунки в банках

31

 

Витрачання грошових коштів з каси і рахунків у банках

18

Відображено внесення грошових коштів на банківський рахунок з каси:

 

— в національній валюті

311,313

301

 

— в іноземній валюті

312,314

302

19

Відображена інкасація виручки службою інкасації з каси (зокрема операційної):

 

— в національній валюті

333

301

 

— в іноземній валюті

334

302

 

з подальшим зарахуванням на поточні рахунки:

 

— в національній валюті

311,313

333

 

— в іноземній валюті

312,314

334

20

Відображена видача грошових коштів з каси підприємства (організації) під звіт:

 

— в національній валюті

372

301

 

— в іноземній валюті

 

302

Закінчення табл. 2.1

з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

дебет

кредит

1

2

3

4

21

Відображена видача позики працівникові з каси

377

301

22

Здійснена виплата з каси акціонеру за викуплені у нього акції з каси

451

зо

23

Відображена виплата грошових коштів, отриманих як цільове фінансування:

— з каси підприємства

48

зо

— з рахунка в банку 31

31

24

Здійснена виплата заробітної плати працівникам:

— готівковими грошовими коштами з каси підприємства

66

301

— з поточного рахунка в банку із зарахуванням на особові рахунки працівників у банках

311

313

25

Здійснена виплата дивідендів:

— з каси підприємства

671

зо

— з рахунку в банку

31

26

Здійснені інші виплати засновникам (наприклад, за користування майном, виплати засновникові (учасникові), що вже вибув, частини активів підприємства, організації) грошовими коштами:

— з каси підприємства

672

зо

— з рахунку в банку

31

27

Відображена недостача грошових коштів підприємства (організації), виявлена при проведенні інвентаризації і в інших випадках:

— у касі підприємства

791

зо

— на рахунку в банку

374

31

28

Відображено погашення заборгованості за короткостроковими позиками (поточної заборгованості за довгостроковими зобов'язаннями):

— з каси підприємства

60 (61)

30

— з рахунку в банку

31

29

Відображена втрата грошових коштів в результаті надзвичайних подій, що зберігаються:

— у касі підприємства

85

30

— на рахунку в банку

31

із списанням на фінансові результати

791

85

ЗО

Відображена сплата з рахунків у банках:

— податкових зобов'язань

641

311,313

— зобов'язань по зборах, обов'язкових платежах

642

— відрахувань на соціальні заходи

65

Операції з грошовими документами

31

Відображено надходження грошових документів у національній (іноземній) валюті на підприємство:

— придбаних за рахунок підзвітних сум

331 (332)

372

— від постачальників

63(377, 685)

32

Відображено використання грошових документів в національній і/або іноземній валюті в операційній діяльності підприємства

84

331

332

із списанням на фінансові результати

791

84

33

Відображена недостача грошових документів, виявлена під час проведення інвентаризації каси

— в національній валюті

791

331

— в іноземній валюті

 

332

Відображена видача путівки працівникові

377 (685)

331

Відображена втрата готівкових грошових документів в національній (іноземній) валюті в результаті надзвичайних подій

85

331 (332)

із списанням на фінансові результати

791

85

Бухгалтерські записи до облікових регістрів здійснюються на підставі первинних і зведених облікових документів (звітів касира і прикладених до них прибуткових і видаткових касових ордерів, виписок банку і прикладених до них копій платіжних доручень і т. ін.) в розрізі кореспондуючих рахунків в хронологічному порядку у підсумках за 2 — 3 дні. Можливо також попереднє накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожен день в допоміжній відомості в необхідному аналітичному розрізі з подальшим перенесенням підсумкових оборотів за місяць в регістри.

Аналітичні дані про грошові кошти в іноземній валюті наводяться в гривнях і одночасно в тій валюті, в якій здійснювалася операція в іноземній валюті.

Залишки на відповідних рахунках у регістрах на кінець місяця визначаються як різниця між сумою сальдо на початок місяця і дебетових оборотів за рахунком за поточний місяць і сумою кредитових оборотів за місяць.

Сальдо рахунків звіряється з відповідними документами (звітами касира, виписками банку і т. ін.).

Спрощеним Планом рахунків для обліку і узагальнення інформації про грошову готівку і грошові документи передбачений рахунок 30 «Каса». Таким чином, цей рахунок об'єднує в собі наступні рахунки (субрахунки) загального Плану рахунків:

«Каса»;

«Грошові документи в національній валюті»;

«Грошові документи в іноземній валюті».

Для обліку наявності і руху грошових коштів, які знаходяться на рахунках у банку і які можуть бути використані для поточних операцій, призначений рахунок 31 «Рахунки в банках». Даний рахунок об'єднує наступні рахунки (субрахунки) загального Плану рахунків:

«Рахунки в банках»;

«Грошові кошти в дорозі в національній валюті»;

«Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті».

За дебетом рахунків 30 «Каса» і 31 «Рахунки в банках» відображається надходження коштів і грошових документів в касу, грошових коштів на рахунки в банках підприємства, за кредитом — виплата коштів з каси підприємства, використання грошових документів, витрачання грошових коштів з банківських рахунків.

Найбільш поширену кореспонденцію рахунків для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій з обліку грошових коштів з використанням спрощеного Плану рахунків бухгалтерського обліку, наведемо в табл. 2.2.КОРЕСПОНДЕНЦІЮ РАХУНКІВ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ З ГРОШОВИМИ КОШТАМИ З ВИКОРИСТАННЯМ СПРОЩЕНОГО ПЛАНУ РАХУНКІВ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Таблиця 2.2

з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Дебет

Кредит

1

2

3

4

Операції на рахунку ЗО «Каса»

1

Оприбуткована готівкою виручка від реалізації продукції, товарів (робіт, послуг)

зо

37

2

Відображено отримання готівкових грошових коштів з банківського рахунку до каси підприємства

зо

31

3

Здана готівкова виручка з каси підприємства в банк

31

зо

4

Здана наявна виручка з каси підприємства в банк через службу інкасації

31*

зо

5

Відображено надходження виручки, зданої в банк через інкасатора, на банківський рахунок

31

31*

6

Надходження внесків до статутного капіталу підприємства від засновників грошовими коштами до каси підприємства

зо

40

7

Погашена заборгованість постачальникам і підрядчикам з каси підприємства за поставлені ТМЦ (роботи, послуги)

68

30

8

Виплачена заробітна плата з каси підприємства

66

30

* При необхідності відкривається окремий субрахунок, наприклад, «Грошові кошти в дорозі».

Операції на рахунку 31 «Рахунки в банках»

9

Надходження виручки від покупців і замовників на поточні рахунки підприємства

31

37

10

Надходження внесків до статутного капіталу підприємства від засновників грошовими коштами на поточні рахунки підприємства

31

40

11

Перерахована оплата постачальникам і підрядчикам за поставлені ТМЦ (роботи, послуги)

68

31

12

Сплачені зобов'язання з податків, зборів, обов'язкових платежів

64

31